Как провести собрание, которое не будет всех бесить

Совещание — важный инструмент в организации работы любой компании, но они могут стать источником раздражения, если проводятся без четкой цели, подготовки или должного контроля. 

Один из самых частых вопросов, которые задают сотрудники: «Зачем нам это собрание?». Это может быть вполне оправданной реакцией, особенно если собрания часто переносят или затягиваются, превращая рабочие часы в пустую трату времени.

Чтобы избежать подобных ситуаций и сделать каждый сбор полезным и продуктивным, важно следовать нескольким правилам. В статье узнаете, каких неприятностей стоит избегать на совещаниях и как проводить собрание правильно.

Подготовка — ключ к успеху

Прежде чем планировать общее базовое собрание, оцените его необходимость. 

Вопросы, которые помогут определить, нужно ли вообще что-то организовывать:

1. Сможем ли решить этот вопрос без заседания?
2. Можно ли обсудить проблему через электронную почту или мессенджер?
3. Есть ли смысл собирать людей, если решение можно принять индивидуально?

Составьте четкую повестку — это важный шаг. Она должна быть ясной и структурированной, с выделением основных тем, которые потребуется обсудить. 

Если вопросы слишком сложные, их можно разделить на несколько меньших пунктов, чтобы участники не перегружались информацией. Повестку лучше отправить за несколько дней до собрания, чтобы работники могли подготовиться.

Определите формат совещания

Каждый сбор требует своей структуры. Некоторые встречи можно провести в виде неформальной дискуссии, другие же должны быть строго регламентированы. 

В зависимости от целей и задач, формат может включать:

1. Тематические (например, обсуждать определенные проекты или темы).
2. Брифинги (короткие, с конкретными вопросами для быстрого обсуждения).
3. Мозговые штурмы (для того, что генерировать идеи и искать нестандартные решения).
4. Оперативные (ежедневные или еженедельные собрания для того, чтобы проверить текущие задачи и их прогресс).

Если сбор организован с учетом определенной модели, оно будет значительно более продуктивным.

Пользе нужно содействовать

Чтобы мероприятие стало действительно полезным, участникам нужно дать четкое понимание того, какую выгоду они получат от встречи. 

Эта ценность может выражаться в разных аспектах, например:

• Поддержать принятие важных решений. 

Одной из главных задач любого собрания считается утверждение идей. Совещание предоставляет участникам возможность быстро обмениваться мнениями, обсуждать альтернативные варианты и выбирать оптимальные версии.

• Повысить уровень ответственности коллектива. 

Когда человек участвует в обсуждении решений, он чувствует свою причастность к процессу и осознает свою роль в его реализации. Важно, чтобы каждый работник знал, какие обязанности он несет и что именно от него ожидается по результатам встречи.

• Уточнить задачи и направления. 

Часто на совещаниях формулируются новые цели или конкретизируются уже существующие. Это дает участникам ясность в том, что они должны делать, и помогает устранить разногласия. Когда задания не расплывчаты, их проще выполнить, а сама работа становится более скоординированной.

Три типа собраний

Они требуют разных подходов и навыков для того, чтобы их успешно организовать.

Существуют собрания:

• стратегические,
• тактические,
• оперативные.

Стратегические фокусируются на долгосрочных целях и направлении компании. Они часто происходят на уровне руководителей высшего звена. Эти сборы задают вектор развития и должны быть максимально целенаправленными и результативными.

Что потребуется для успешного сбора:

1. Подготовьте информацию. Для того, чтобы обсуждать важные решения нужно проанализировать текущее состояние учреждения, конкурентов, отрасли и выявить потенциальные риски.
2. Привлеките экспертов. На стратегических собраниях целесообразно привлекать внешних профессионалов, чтобы они оценили угрозы и возможности.
3. Ставьте четкие цели и задачи. Каждый участник должен понимать, какой замысел у совещания и какой результат ожидается.

Тактические собрания — такие встречи важны для конкретных и краткосрочных задач. Их обычно проводят менеджеры среднего звена, которые координируют проект. Эти сборы помогают наладить взаимодействие между отделами и снизить риски несоответствий в процессе работы.

Как правильно организовать:

1. Используйте конкретику. В отличие от стратегических собраний, на тактических встречах потребуется сосредоточиться на ясных вопросах, которые требуют быстрого решения.
2. Четко планируйте задачи. Участники должны ясно понимать, кто и какие задания выполняет.
3. Будьте гибки в подходах. Если ситуация меняется, важно вовремя скорректировать деятельность.

На заседании обсуждается статус текущих проектов, сроки их выполнения, как перераспределяются ресурсы или исправляются проблемы в процессе разработки.

Устали делать записи после созвонов? Попробуйте нейросеть, которая переведет все в текст за вас

Оперативные собрания — это встречи, которые проводятся регулярно, иногда ежедневно. Они касаются текущих вопросов и задач, которые требуют немедленного решения. Эти сборы помогают контролировать будничную трудовую работу и оперативно реагировать на изменения.

Что нужно для эффективного совещания:

1. Краткость и ясность.
2. Регулярность.

Например, на утренней синхронизации команда обсуждает, что было сделано за предыдущий день, какие цели стоят на сегодня, и что требует особого внимания.

Вред регулярных собраний

Рассмотрим несколько причин, по которым частые совещания станут проблемой:

• Теряется время. 

Постоянные сборы занимают большое количество времени, которое сотрудники могли бы потратить на выполнение своих основных обязанностей. Например, еженедельные встречи, которые не имеют четкой структуры, затянутся на несколько часов и стать бессмысленной тратой сил.

Можно использовать другие способы коммуникации, такие как письма, короткие сообщения или сессии видеозвонков для того, чтобы решить срочные вопросы.

• Повышается усталость. 

Частые совещания, особенно если они не продуктивны, приведут к повышенному стрессу и утомляемости. Это вызовет снижение мотивации и ухудшит общ моральный климат в коллективе.

Можно ограничить частоту собраний, сделать их максимально полезными и короткими, чтобы люди не тратили силы на бесполезные обсуждения.

• Снижается ценность встреч. 

Если сборы становятся слишком частыми, люди перестают воспринимать их всерьез. Они могут просто «отбывать номер», не предлагать ничего нового и не участвовать в обсуждениях.

Каждое совещание должно иметь свою уникальную цель и задачу. Это поможет работникам чувствовать, что их время не тратится зря.

Советы и рекомендации

1. Сократите количество встреч. Не каждое заседание должно быть обязательным. При необходимости используйте другие формы коммуникации, такие как электронные письма, отчеты или видеозвонки.
2. Определяйте четкие цели. Каждое общее собрание нацельте на решение конкретной задачи.
3. Уважайте время коллег. Встречи не должны быть слишком продолжительными. Цените участников и старайтесь держать сборы в пределах отведенных сроков. Для этого нужно обсуждать только один важный вопрос в рамках одной встречи.

Как достичь максимума: памятка по собраниям

• Встречи должны быть целесообразными. 

Определите, чего именно хотите достичь. Если четко понимать цель, то это поможет направить встречу в нужное русло и избежать ненужных отклонений.

• Добейтесь оптимальной продолжительности. 

Собрания, которые длится слишком долго, начинают утомлять участников. В идеале соберите команду на 15-30 минут. Это не только позволит быть эффективными, но и даст всем работникам возможность сосредоточиться.

Если встречи становятся слишком длительными, разделите их на несколько более коротких, чтобы не перегружать их информацией.

• Документируйте ключевые детали. 

Записывайте основные решения и задачи, этими действиями сохраняется ясность и ответственность за поставленные цели. Также такие записи могут быть полезными для тех, кто не смог присутствовать на совещании.

• Активно управляйте временем. 

Каждая встреча должна проходить по таймлайну. Важно, чтобы все участники не только придерживались повестки, но и укладывались в отведенное время. Это создает ощущение дисциплины и помогает поддерживать концентрацию. 

Если мероприятие затягивается, работники начинают терять внимание, а обсуждение становится менее продуктивным.

Причины низкой эффективности совещаний

Совещания между руководителями и подчиненными нередко оказываются неэффективными и отнимают много времени, не принося ощутимой пользы. Есть несколько распространенных причин, почему такие встречи не дают нужного результата. 

Понимание этих причин поможет сделать собрания коллектива полезнее для всех участников:

• Отсутствие четкой цели. 

Когда совещание проводится «просто так» или для галочки, коллектив не понимает, чего именно ждать от встречи. Например, если руководитель собирает команду, но не объясняет, что конкретно нужно обсудить, сотрудники могут тратить время на общие разговоры, которые не решают задач. 

Чтобы избежать этого, цель встречи должна быть ясной всем участникам заранее. 

Например, встреча может быть посвящена поиску идей для нового проекта или анализу причин задержки в выполнении задач.

• Неопределенная повестка. 

Даже если цель встречи ясна, отсутствие четкой повестки может привести к хаосу. Повестка помогает организовать обсуждение по пунктам и не отвлекаться на лишние вопросы. 

Без нее разговоры могут уйти в сторону, и важные темы останутся непроговоренными. Например, если планируется обсуждать новые задачи, повестка должна четко определять, кто и какие вопросы поднимает, чтобы избежать путаницы.

• Слишком много участников. 

Большое количество участников часто мешает продуктивной работе. Каждый стремится высказать свое мнение, и время расходуется впустую. Например, если на собрании коллектива 10 человек, и каждый говорит по 5 минут, на это уйдет почти час. 

Решение — приглашать только тех, кто реально влияет на обсуждаемые вопросы, а остальных информировать отдельно по результатам встречи.

• Долгие обсуждения и отклонение от темы. 

Некоторые совещания затягиваются из-за длительных обсуждений или отвлечения на посторонние темы. Например, планирование нового проекта может занять больше времени, если участники начинают обсуждать мелкие детали или спорить о прошлых ошибках. 

Чтобы избежать этого, можно назначить модератора, который будет следить за регламентом и возвращать обсуждение к теме.

• Недостаточная подготовка участников. 

Если сотрудники не подготовились к обсуждению, совещание может быть потрачено впустую. Например, если требуется представить отчет по проекту, но никто не изучил данные заранее, обсуждение может затянуться и не дать результатов. 

Решение — отправлять материалы для подготовки заблаговременно, чтобы участники были готовы к предметному разговору.

• Отсутствие решений и дальнейших шагов. 

Даже если обсуждение прошло успешно, совещание будет неэффективным, если не определены дальнейшие шаги. Например, все могут согласиться с идеей, но если не назначены ответственные и сроки, идея так и останется на словах. В конце каждой встречи важно фиксировать конкретные задачи, ответственных и сроки их выполнения.

• Недостаток обратной связи. 

Совещания должны включать обмен мнениями, но если руководитель только отдает распоряжения, не слушая подчиненных, мотивация сотрудников снижается. Например, если сотрудник предложил улучшение, но его проигнорировали, он может перестать предлагать идеи. 

Руководителю важно выслушивать подчиненных, чтобы повысить их вовлеченность.

• Проведение совещаний без необходимости. 

Совещания стоит проводить только тогда, когда обсуждаемые вопросы требуют личного присутствия и мнения участников. Если информация может быть передана по электронной почте, в чате или коротком звонке, лучше обойтись без встречи. 

Пример — собрание для передачи простых инструкций, которые легко можно отправить письмом, чтобы не тратить время сотрудников.

• Отсутствие учета времени. 

Когда совещание не ограничено по времени, оно может затянуться, и участники начнут уставать, терять фокус и интерес. Чтобы этого не произошло, стоит сразу оговорить продолжительность встречи и придерживаться времени. 

Например, если на обсуждение отведено 30 минут, стоит контролировать, чтобы обсуждение каждого пункта укладывалось в этот лимит.

• Неправильное место и время. 

Неподходящее место или время тоже может снизить эффективность. Если встреча назначена на конец рабочего дня, когда сотрудники уже уставшие, или проходит в шумной обстановке, это отвлекает и мешает сосредоточиться. 

Например, важные вопросы лучше обсуждать утром в начале дня, когда все еще полны энергии.

Как сделать совещания продуктивными

Чтобы встречи были действительно полезными, можно использовать следующие советы:

• Определяйте четкие цели и сообщайте их заранее.
• Составляйте повестку и придерживайтесь ее.
• Приглашайте только необходимых участников.
• Назначайте модератора, который следит за тем, чтобы обсуждение не отходило от темы.
• Готовьте материалы заранее и отправляйте их участникам.
• Фиксируйте решения и задачи, чтобы было ясно, кто за что отвечает.
• Ограничивайте время совещания.

Фото на обложке: Pexels