19 приложений, которые гарантированно повысят вашу продуктивность

Правильная организация времени и задач — ключ к продуктивной работе. Современные приложения помогают планировать день, управлять проектами и следить за дедлайнами. Когда зарубежные сервисы недоступны, российские аналоги предлагают схожий функционал.

В статье рассмотрим 19 приложений для повышения продуктивности, которые помогут улучшить тайм-менеджмент через компьютер или смартфон, а также повысить продуктивность на разных этапах рабочего дня.

Содержание

Планирование задач и управление проектами

1. LeaderTask. Такие приложения помогают организовать работу так, чтобы ничего не терялось и выполнялось в срок. Например, в строительной компании можно создать проект для нового объекта, разбить его на этапы: закупка материалов, заливка фундамента, монтаж стен и крыши. Каждую задачу можно назначить ответственному, установить сроки и добавить напоминания. Даже если нет доступа к интернету, приложение сохраняет изменения и синхронизирует их при подключении.
2. «Битрикс24». Объединяет задачи, CRM, корпоративные чаты и видеозвонки в одном инструменте. Такие приложения будут полезны для любой компании. В туристическом агентстве менеджеры ведут базу клиентов, фиксируют запросы и создают задачи по бронированию туров. Руководитель отслеживает статус сделок, контролирует выполнение задач и получает отчёты. Встроенные уведомления помогают не забывать о встречах с клиентами и важных дедлайнах.
3. «Мегаплан». Такие приложения автоматизируют взаимодействия с клиентами, управляют задачами и документооборот. В логистической компании можно настроить процесс перевозки грузов: клиент оставляет заявку, система создаёт задачу для диспетчера, который распределяет транспорт. Водитель получает маршрут и документы, а бухгалтерия сразу видит начисления. В результате время обработки заказов сокращается, а ошибки сводятся к минимуму.
4. «Яндекс Трекер». Такие приложения помогают фиксировать задачи, контролировать их выполнение и анализировать результаты. В IT-компании разработчики используют его для работы над программным обеспечением: создают задачи на исправление багов, назначают ответственных и фиксируют статус работы. Менеджеры проекта в режиме реального времени видят, на каком этапе находится каждая задача, и могут оперативно перераспределять нагрузку.
5. Planfix. Адаптирует себя под любые рабочие процессы и позволяет автоматизировать рутинные задачи. В интернет-магазине после оформления заказа клиентом система автоматически создаёт задачу для склада, отправляет уведомление менеджеру и формирует документ для службы доставки. Такой подход исключает задержки, снижает нагрузку на сотрудников и ускоряет обработку заказов.

Организация личной продуктивности

1. WEEEK. Такие приложения сочетают в себе доску задач, календарь и систему напоминаний. Пользователь может организовать свою работу и личные задачи с помощью удобных колонок и карточек. Например, дизайнер фрилансер может создать доску для каждого проекта с колонками: «Запланировано», «В процессе», «На согласовании» и «Завершено». В каждой карточке задачи можно добавить описание, сроки выполнения, файлы и оставить комментарии. Это помогает держать все под контролем и быстро находить необходимую информацию. Интеграция с календарём синхронизирует сроки и напоминания. Например, если вы запланировали встречу с клиентом, то WEEEK уведомит вас за день и за час до мероприятия. Приложение подходит как для индивидуальной работы, так и для командного взаимодействия, позволяя делиться задачами и отслеживать общий прогресс.
2. ScrumDesk. Такие программы становятся хорошими инструментами для тех, кто хотел бы быстрее урегулировать работу. Система помогает организовать процесс разработки с помощью таких элементов, как бэклог и спринты. Например, команда разработчиков может организовать задачи на создание нового функционала веб-сайта, разделяя их на короткие промежутки времени (спринты). Каждому спринту присваиваются конкретные задачи, такие как «разработка пользовательского интерфейса» или «интеграция с базой данных», а также сроки для их выполнения. Процесс работы позволяет гибко реагировать на изменения и быстро корректировать задачи в случае изменений в проекте или потребностях клиента. В проектной группе можно в реальном времени отслеживать прогресс, фиксировать препятствия и оперативно принимать решения о перераспределении задач. ScrumDesk помогает удерживать фокус на приоритетных задачах, ускоряя выполнение проектов с высокой степенью неопределенности.
3. GanttPRO. Это мощный планировщик с диаграммами Ганта, который позволяет наглядно представлять проект и следить за его выполнением. Приложение удобно для крупных проектов, где важна последовательность выполнения задач. Например, строительная компания может использовать такие программы для планирования этапов строительства жилого комплекса. Задачи, такие как «подготовка площадки», «закупка строительных материалов» и «монтаж», будут разделены по временным промежуткам, а связи между ними позволят увидеть зависимости — например, «монтаж» не может начаться, пока не завершена «закупка материалов». GanttPRO позволяет настроить зависимости между задачами, установить сроки и назначить ответственных. Для руководителей проектов это отличный способ отслеживать хронологию событий и оперативно вмешиваться в процесс, если появляются риски с задержками. Приложение также подходит для отслеживания бюджета и ресурсов, поскольку позволяет создавать детализированные планы с учетом затрат на материалы и рабочую силу. В результате можно не только выстраивать задачи с помощью приложений, но и анализировать выполнение проекта на разных стадиях.

Фото в тексте: Freepik

Таймеры и контроль времени:

1. Pomodone. Входит в топ приложений для продуктивности. Оно использует технику Pomodoro для улучшения концентрации и управления временем. Суть метода заключается в работе в интенсивных интервалах по 25 минут, чередующихся с короткими перерывами. Например, студент может использовать Pomodone, чтобы сосредоточиться на подготовке к экзаменам. Приложение отслеживает время работы и напоминает о завершении каждого «помидора» — после чего следует короткий отдых. Через четыре таких цикла дается длинный перерыв. Pomodone интегрируется в программы, такими как Trello, Asana, Todoist и другими, что позволяет организовать задачи и запускать таймер прямо из этих сервисов. Это помогает эффективно работать без переключений между программами, что улучшает концентрацию и сокращает время на выполнение задач.
2. Clockify. Такие приложения для работы помогают вести учет рабочего времени, который используют как фрилансеры, так и работодатели. Это помогает отслеживать продуктивность сотрудников. В локальной версии Clockify можно вести учет рабочего времени на компьютере или мобильном устройстве, а также интегрировать с другими сервисами для более удобного мониторинга. Например, менеджер может использовать Clockify, чтобы контролировать время, которое его сотрудники тратят на выполнение задач. Трекер времени помогает увидеть, какие задачи занимают больше всего времени, а также предоставляет детализированные отчеты о рабочем процессе программы. Это помогает фрилансеру точнее оценить работу и зафиксировать рабочие часы для выставления счета клиенту. Работодатель может использовать данные Clockify для анализа времени, потраченного на каждый проект или задачу, и оптимизировать распределение рабочих ресурсов.
3. TMetric. Это инструмент, предназначенный для хронометража задач и анализа эффективности работы. Программа предоставляет подробные отчеты о том, сколько времени пользователь тратит на каждую задачу, а также помогает выявить, где можно улучшить продуктивность. Например, программист может отслеживать, сколько времени он тратит на каждую часть разработки программного обеспечения, и анализировать, что может быть оптимизировано для ускорения работы.
4. Yaware.TimeTracker. Это приложение автоматически отслеживает время, которое сотрудники тратят на работу в различных приложениях и на веб-сайтах. Например, если сотрудник работает над проектом в Photoshop, Yaware.TimeTracker автоматически фиксирует это время и предоставляет отчет о том, сколько минут он потратил на проект. Это помогает работодателю отслеживать не только время работы, но и продуктивность, показывая, в каких программах сотрудник проводит больше времени, и где могут быть потенциальные потери.
5. Worksection. Это система управления проектами с встроенным тайм-менеджментом, который позволяет отслеживать время выполнения каждой задачи. Например, проектный менеджер может организовать работу команды, добавив задачи и установив сроки, а затем использовать встроенный таймер для отслеживания времени, потраченного на выполнение каждого этапа проекта. Это позволяет точнее оценить, сколько времени требуется на выполнение конкретной задачи и какие ресурсы нужно выделить.

Заметки и управление информацией

1. «Яндекс Заметки». Это простое и интуитивно понятное приложение для создания заметок, списков дел и напоминаний. Например, менеджер может использовать «Яндекс Заметки» для записи идей на ходу или создания списка задач для рабочего дня. Приложение поддерживает удобный интерфейс для быстрого добавления информации. В нем также можно сгруппировать заметки по папкам для удобства поиска.
2. «Яндекс Диск». Это облачное хранилище, которое позволяет не только хранить файлы, но и интегрировать функции заметок и совместной работы. Например, сотрудники компании могут использовать «Яндекс Диск» для хранения и обмена файлами, одновременно создавая заметки и устанавливая напоминания о задачах. Через синхронизацию с другими сервисами, такими как «Яндекс Почта» или «Яндекс Календарь», пользователи могут отслеживать важные события, задачи и файлы в одном месте.
3. Календарь «МойОфис». Это удобный инструмент для планирования встреч, задач и мероприятий с возможностью синхронизации на всех устройствах. Например, руководитель может использовать «МойОфис» для организации расписания, установки напоминаний о встречах с клиентами, а также следить за сроками выполнения рабочих задач. Кроме того, в календаре удобно отслеживать повседневные мероприятия, такие как тренировки, звонки и другие задачи.
4. Zenkit. Это гибкий инструмент для организации задач, проектов и ведения записей. Он предоставляет множество вариантов отображения данных: от стандартных списков задач до более сложных визуальных инструментов, таких как диаграммы и канбан-доски. Например, стартап-команда может использовать Zenkit для организации рабочих процессов, отслеживания прогресса и ведения записей о каждом этапе проекта. Визуализация помогает быстро увидеть, где необходимо вмешательство, и какие задачи еще не решены.
5. Joplin. Это открытое приложение для создания заметок, которое поддерживает шифрование, что делает его идеальным для тех, кто ценит безопасность и конфиденциальность. Например, юрист может использовать Joplin для ведения деловых записей и заметок по делам клиентов и при этом быть уверенным, что его данные защищены. С помощью приложения можно создавать текстовые заметки, списки задач, а также прикреплять файлы.
6. Google Keep. Это простое и удобное приложение для ведения заметок и создания списков дел. Оно идеально подходит для быстрой записи идей и задач, которые возникли в процессе работы, чтобы позже вернуться к ним. Важно, что приложение позволяет прикреплять фотографии и голосовые заметки, что делает его универсальным инструментом для записи информации в любой ситуации. Google Keep интегрируется с другими сервисами Google, такими как Google Docs и Google Drive, что позволяет легко делиться заметками с коллегами или друзьями. Для командного взаимодействия можно создавать общие списки задач или напоминания, которые будут синхронизироваться между всеми пользователями.

Закрепим

1. Оцените потребности вашего рабочего процесса.
2. Изучите доступные приложения, учитывая функциональность.
3. Выберите приложение, которое соответствует вашим целям.
4. Настройте приложение под собственные задачи и проекты.
5. Интегрируйте его с другими сервисами для упрощения работы.
6. Используйте приложение для планирования задач и соблюдения сроков.
7. Следите за прогрессом выполнения задач в реальном времени.
8. Обновляйте данные и корректируйте задачи по мере необходимости.
9. Обеспечьте безопасность и защиту данных в приложении.
10. Сотрудничайте с коллегами и делитесь задачами через приложение.

Фото на обложке: Freepik