Как правильно ставить задачи сотрудникам

Если задачи подчиненными не выполняются, это ответственность не только исполнителя, но и того, кто ставит цели. От точности формулировки зависит результат. Когда отсутствуют подробные инструкции, не объяснены ожидаемые итоги, сотрудники не смогут достичь желаемого. Часто руководители полагают, что все понятно без уточнений, но для подчиненных это не так.

Чтобы повысить эффективность управления, стоит использовать проверенные методики для создания технических заданий. Почему важно корректно ставить задачи, какие основные методы постановки ТЗ и как может в этом помочь методика SMART — читайте в материале.

Чем отличаются цели от задач

Цели и задачи — это два взаимосвязанных, но разных понятия, каждое из которых играет ключевую роль в работе компании. Важно осознавать разницу между ними, чтобы уметь контролировать деятельность сотрудников. Цели задают направление, ориентиры. Задачи конкретизируют действия, которые необходимо выполнить.

Различия между целями и задачами следующие:

1. Сроки. Цель обычно долгосрочна, охватывает более длительный период времени. Срок выполнения поручения короткий, нередко строго ограниченный.
2. Приоритет. Цель важнее, поскольку она обозначает направление всей деятельности. Задания определяются желаемыми результатами, формулируются для их достижения.
3. Конкретика. Цели часто абстрактны, их сложно измерить количественно. Например, начальник может потребовать улучшить качество работы. Задачи точны, измеримы. Пример для сравнения: сокращение времени обработки заявок до 1 минуты.
4. Формулировка. Цель отвечает на вопрос о том, чего необходимо достичь. Задача поясняет, что следует сделать для получения этого результата.
5. Роль в управлении сотрудниками. Цель служит ориентиром, но не регулирует повседневную работу. Поручения — основа ежедневной деятельности компании, их выполнение проще контролировать.
6. Гибкость. Цели чаще всего сохраняются неизменными на протяжении всего периода, пока они не достигнуты. Задачи могут меняться или корректироваться в зависимости от текущей ситуации.
7. Роль в мотивации. Цели вдохновляют на достижение долгосрочных результатов. Задания поддерживают мотивацию в повседневной работе, разбивают процесс на понятные шаги.

Хороший начальник соблюдает баланс между долгосрочными целями и повседневными делами, чтобы работа двигалась в нужном направлении.

Почему важно корректно ставить задачи

Правильное формулирование ТЗ помогает избежать недоразумений, повысить продуктивность и улучшить взаимодействие внутри команды. 

Когда начальник умеет грамотно ставить задачи подчиненным, это положительно сказывается на показателях организации и атмосфере в коллективе за счет:

• Четких инструкций.

С ними меньше вопросов, проблем. Когда ТЗ сформулировано максимально понятно, работники получают полное представление о том, что следует сделать и каким образом. Это снижает количество возникающих вопросов, предупреждает ошибки. 

Четкая передача поручений помогает сотрудникам сосредоточиться на своей части работы, не отвлекаясь на выяснение деталей.

• Усиления вовлеченности. 

Информирование подчиненных о глобальных миссиях компании, их роли в коллективном труде способствует росту мотивации. Когда сотрудники понимают, зачем они выполняют поручение, их погруженность в работу увеличивается. 

Особенно важно показывать, как выполнение мелких дел связано с успехом проекта или организации. Это помогает работникам почувствовать свою весомость в происходящем.

• Сокращения текучки кадров. 

Часто подчиненные увольняются из-за того, что перед ними устанавливают недостижимую планку. Это создает ощущение бесполезности их работы, приводит к выгоранию. Корректная постановка ТЗ уменьшает количество таких случаев. 

Когда поручения подробно описаны и соотносятся с возможностями сотрудников, уровень стресса снижается, а продуктивность повышается. Это позволяет удерживать квалифицированные кадры, формировать сплоченную команду.

• Оптимизации рабочего процесса. 

Когда ТЗ формулируются грамотно, подчиненные распределяют свое время, силы более целесообразно. Руководители, умеющие ставить задачи сотрудникам, высвобождают рабочие ресурсы. Их можно направить на решение других вопросов.

• Отслеживания прогресса. 

Правильная постановка поручений облегчает контроль. Когда руководитель четко объясняет, чего ожидает от подчиненных, становится проще корректировать работу в процессе.

Постановка ТЗ не только улучшает взаимодействие с командой, но и позволяет получить более качественные результаты в рамках проекта. Когда задачи четко сформулированы, распределены и контролируются, это повышает лояльность со стороны работников, придает начальству авторитет в глазах сотрудников, формирует комфортный микроклимат и доверительные отношения.

Основные методы постановки ТЗ

В список наиболее популярных методов постановки задач сотрудникам входят:

• TOTE,
• CLEAR,
• HD-RW-RM.

TOTE

Аббревиатура TOTE расшифровывается как «test, operation, test, exit». Это алгоритм, который пошагово определяет, как выполнить задание, когда оно будет считаться завершенным. Он особенно полезен для поручений со строго указанной последовательностью действий.

Этапы метода TOTE следующие:

1. Test1 — начальная проверка. На этом этапе описывают, что хотят получить, что должно быть сделано.
2. Operation. Какие шаги необходимо предпринять, чтобы достичь желаемого.
3. Test2 — промежуточная проверка. Руководитель оценивает, все ли идет правильно, двигается ли команда в нужном направлении.
4. Exit — итоговая проверка. Руководитель делает вывод о том, были ли достигнуты цели.

Пример ТЗ, поставленного этим методом, будет выглядеть следующим образом:

1. T1. Требуется подготовить отчет по продажам за месяц.
2. O. Нужно собрать информацию, свести ее в Excel, подготовить анализ по категориям.
3. T2. Перепроверка корректности сведений, отсутствия ошибок.
4. E. Когда отчет готов, его передают руководителю.

Метод помогает избежать недоразумений и ошибок при выполнении поручений, особенно при работе со сложными проектами. Сотрудник видит, что и для чего нужно сделать, самостоятельно перепроверяет итоги, устраняет недочеты.

HD-RW-RM

Метод подразумевает предоставление исчерпывающей информации о проблеме. Руководитель предоставляет все важные детали, чтобы человек мог приступить к работе, понимая контекст и конечный результат.

Начальник заполняет для каждого поручения шаблон, который содержит следующие блоки:

1. Header. Краткое описание задания.
2. Description. Подробности, контекст.
3. Result. Показатели завершенной работы.
4. Way. Путь к достижению цели, список действий.
5. Redline. Приоритет, сроки выполнения.
6. Motivation. Объяснение важности проекта для всей команды.

Метод HD-RW-RM помогает учитывать индивидуальные предпочтения и навыки подчиненных, что способствует их более ответственному отношению к делу.

CLEAR

Метод CLEAR ориентирован на командное взаимодействие, гибкость. Он позволяет адаптировать поручение под обстоятельства по мере его выполнения.

Поставленное по методу CLEAR ТЗ соответствует следующим критериям:

1. Collaborative. Техзадание мотивирует на совместную деятельность.
2. Limited. Ограниченность по времени, доступным ресурсам.
3. Emotional. ТЗ вызывает интерес у исполнителя.
4. Approachable. Поручение можно разбить на подзадачи.
5. Refinable. Алгоритм действий может изменяться в зависимости от обстоятельств.

В качестве примера можно привести изучение обновления рекламных систем и предложение вариантов по оптимизации текущих проектов.

ТЗ соответствует следующим критериям:

1. Collaborative. Работу выполняет вся команда, каждый помогает другому с анализом обновлений.
2. Limited. Проект ограничен сроками: до 15 числа каждого месяца.
3. Emotional. Работа интересна, потому что дает проявить творческие навыки, применить новые знания.
4. Approachable. Поручение возможно разделить на следующие подзадачи: изучение обновлений, анализ текущих проектов, предложение решений.
5. Refinable. Алгоритм может измениться при возникновении новых сведений или потребностей.

Метод CLEAR позволяет сплотить коллектив и вовлечь в проект всех сотрудников.

Как ставить задачи сотрудникам по OKR

Методика OKR (Objectives and Key Results) помогает эффективно ставить задачи, определяя результаты, которых нужно достичь. Эта система подходит для масштабных проектов, поскольку позволяет держать в фокусе конечные цели, не контролируя каждый шаг.

Выделяют следующие этапы постановки задания по OKR:

1. Определение цели. Она должна быть ясной, достижимой, но достаточно амбициозной, чтобы мотивировать коллектив. Пример: улучшение коммуникации между отделениями компании.
2. Формулирование ключевых результатов. Это контрольные точки, которые помогают отслеживать прогресс выполнения проекта. Пример ключевого результата: создание схемы бизнес-процессов между главным офисом и филиалом до 15 ноября.
3. Периодический контроль. Важная особенность метода OKR — отсутствие постоянного отслеживания. Контролируют проект на ключевых этапах, когда нужно убедиться, что подчиненный движется в верном направлении.

Для метода OKR характерна свобода действий сотрудников, что дает возможность проявить инициативу, самостоятельность, но при этом приоритетные нюансы остаются под контролем руководства.

Как ставить задачи подчиненным по целям

Для постановки задач подчиненным по целям используют методику МВО — Management by Objectives. Это эффективная стратегия, позволяющая не только передавать поручения сотрудникам, но и выстраивать их выполнение на основе миссии компании.

Основные этапы постановки задач подчиненным по МВО. Нужно:

1. Определить цель. На первом этапе руководитель формулирует желаемый результат, исходя из общей стратегии компании. Он должен быть измеримым и достижимым. Для каждого работника или отдела определяют действия, которые будут способствовать получению результата.
2. Разделить цели на этапы. Для достижения результата перед работниками ставят задачи. Каждое задание — это шаг, приближающий к цели.
3. Планировать совместно. На этом этапе важно распределить ресурсы, определить сроки, назначить ответственных лиц.
4. Контролировать важное. После постановки задания периодически фиксируют изменения. Однако, как и в методике OKR, MBO не требует постоянного контроля, достаточно отслеживать ключевые этапы. Этот подход позволяет человеку работать самостоятельно, но в рамках заданных условий.

МВО помогает эффективно координировать действия коллектива, повышает мотивацию.

Как использовать методику SMART для постановки задач подчиненным

Метод SMART — это подход, который помогает структурировать задание, делает его понятным для исполнителя.

SMART — это аббревиатура, которая расшифровывается как:

1. Specific (конкретность). Поручение однозначное. Важно, чтобы человек понимал, что от него требуется. Вместо общих фраз поручение включает в себя инструкции, цифры, проценты.
2. Measurable (измеримость). Задание имеет критерии, по которым можно его оценить. Измеримость помогает понять, достигнута ли цель. Это количественные показатели, проценты, сроки или другие метрики.
3. Achievable (достижимость). Поставленное задание выполнимо. У ответственного лица есть все необходимые ресурсы, знания, навыки для работы. Раздача невыполнимых поручений приведет к демотивации, снижению производительности.
4. Relevant (значимость). Человек понимает, как его обязанности влияют на всю компанию. Это поддерживает мотивацию и уровень вовлеченности.
5. Time-bound (ограниченность во времени). К заданию указывают сроки завершения.

SMART позволяет четко формулировать ожидания, делая их понятными, выполнимыми. Благодаря этой методике команда получает ясные инструкции, что снижает вероятность ошибок, улучшает результативность.

Разновидности задач

В зависимости от срочности и важности, поручения нуждаются в разном подходе. Разделение заданий по типам помогает выбрать подходящий способ их постановки и контроля.

Выделяют следующие типы поручений:

• долгосрочные,
• текущие,
• повседневные,
• срочные ситуативные.

Для долгосрочных дел подойдут CLEAR и OKR, помогающие разбить глобальную цель на этапы. SMART и HD-RW-RM отлично работают с текущими проектами. Повседневные поручения часто связаны с рутиной, здесь хорошо справляется метод MBO: задания интегрируются в стратегические цели компании, что повышает их значимость, мотивирует окружающих.

Для ситуативных дел лучше всего использовать быстрые методы, например TOTE или SMART. Они позволяют детально обозначить проблему, предложить решение, установить строгие временные рамки.

Фото на обложке: Pexels