Как правильно делегировать задачи и полномочия: основные принципы и шаги для руководителей

Рано или поздно владелец или руководитель бизнеса понимает, что пора отдать часть задач подчиненным. Однако важно сделать это грамотно: не каждый сотрудник готов или способен взять на себя дополнительные обязательства, особенно если они требуют новых знаний или умений.

Почему некоторые боятся делегировать, какие ошибки можно допустить при передаче дел и как правильно ее организовать — читайте в материале.

Что такое делегирование полномочий

Перегрузка и стресс могут сильно повлиять не только на то, как вы принимаете решения, но и на весь ваш коллектив. Вот несколько признаков того, что пора начать делегировать задачи:

• Вы стали раздражительны и агрессивны к подчиненным;
• У вас обострились хронические заболевания;
• Появились проблемы с сердцем и сосудами;
• Страдаете от бессонницы;
• Чувствуете постоянную усталость;
• Кажется, что ноша ответственности слишком тяжела;
• Ухудшилась концентрация и способность к работе;
• Ощущаете апатию.

Если вы заметили у себя два-три из этих симптомов, это сигнал к тому, что пора снять с себя несколько задач.

Делегирование — это передача руководящих функций от начальника к подчиненному. Чтобы не отклоняться от стратегических целей компании, соблюдайте следующие принципы:

1. Единоначалие: полномочия можно передавать только непосредственному подчиненному.
2. Кадровое ограничение: выбирают сотрудников из определенного круга.
3. Соблюдение прав: делегирование возможно только тем, кто уже занимается похожей работой.
4. Закрепление ответственности: за ошибки сотрудника отвечает его начальник.
5. Отчетность: вся работа должна быть документирована.

Правильное делегирование поможет снизить нагрузку и улучшить общую атмосферу в команде.

В чем польза делегирования

Отдавая часть полномочий команде, руководитель:

• экономит время для выполнения наиболее важных стратегических задач;
• предотвращает стресс, проблемы со здоровьем и профессиональное выгорание;
• раскрывает потенциал подчиненных, который не проявился бы при выполнении стандартной работы;
• мотивирует коллектив брать на себя дополнительную ответственность для дальнейшего карьерного роста;
• может рассчитывать, что его отсутствие не скажется на бизнес-процессах.

Почему люди боятся делегировать

Есть несколько факторов, которые мешают руководителю делиться ответственностью:

• уверенность в том, что с задачей может справиться лишь он;
• страх потерять влияние в компании;
• мнение, что в коллективе нет сотрудника, осведомленного в нужных вопросах;
• консерватизм;
• неудачный опыт делегирования.

Делегировать задачу или сделать ее самому? Эти 4 вопроса помогут решить

Как совмещать несколько бизнесов

Когда лучше делегировать

Перед тем, как передать часть задач, руководитель должен ответить на следующие вопросы.

• Есть ли в команде сотрудник, компетенции которого позволяют решить задачу просто и быстро?
• Даст ли делегирование шанс на профессиональный рост подчиненного?
• Как часто аналогичные задачи будут возникать впоследствии?
• Есть ли у начальника достаточно времени на разъяснение, обучение и контроль подчиненных?

Если хотя бы на половину вопросов вы можете дать положительный ответ, то работу нужно передавать в ближайшее время.

Как правильно делегировать полномочия

Подход к передаче задач будет зависеть от уровня подготовки команды:

• новичкам потребуется авторитарный стиль, с четкими простыми инструкциями и регулярными консультациями;
• опытным сотрудникам — демократичный, с мягким контролем и обсуждением того, как лучше достичь результатов;
• профессионалам — либеральный, с минимальным вмешательством начальника.

Подготовительный этап

На подготовительном этапе руководитель определяет задачи, которые могут быть делегированы. Они должны иметь следующие характеристики:

• простота;
• конкретность;
• достижимость результата;
• соответствие корпоративным целям;
• ограниченность по времени исполнения.

Затем следует выбрать исполнителя. Есть два варианта:

• штатный сотрудник, потенциал которого понятен руководителю;
• новый сотрудник или внештатный исполнитель, специально нанятый для выполнения конкретной задачи.

В первом случае риск провалить задание минимальный, во втором — лучше попросить новичка выполнить тестовую работу.

Передача сотруднику полномочий

Следующий шаг — просто и доходчиво объяснить исполнителю, с какой целью ему передают новые задачи. Иногда начальник приводит примеры из собственного опыта. Для проведения инструктажа существуют специально разработанные скрипты.

Если выбран новый или внештатный сотрудник, его сначала отправляют на стажировку и закрепляют за опытным коллегой. Это позволяет снизить вероятность ошибок и не допустить срыва сроков.

Работа на испытательном сроке

Тестовый период нужен, чтобы руководитель убедился в правильности своего выбора. Таким образом он хочет быть уверенным, что подчиненный справится не только с простым заданием, но и с более сложным. Во время испытательного срока начальник оказывает коллеге поддержку советами, а также методическими материалами, составлением подробного плана действий.

«Без меня ничего не развалилось»: как делегировать, чтобы бизнес процветал

4 рабочих метода сплочения команды в онлайне

Контроль выполнения задач

После того как подчиненный принял поставленные задачи, руководитель фиксирует время начала работы, намечает точки контроля исполнения. Уделять внимание нужно любому сотруднику, независимо от его квалификации.

Для отслеживания прогресса в выполнении работы руководителю надо быть в курсе таких нюансов:

• нужны ли работнику советы по способам решения задачи;
• требуется ли ему помощь действием;
• успевает ли он выполнить работу в срок;
• устраивает ли подчиненного оценка его активности со стороны начальника.

Какие задачи подходят для делегирования

Оптимальнее всего передавать следующие задачи:

• Рутинные — составление и проверка отчетности или сравнение показателей. Такие задачи не требуют повышения компетенции сотрудника, но подразумевают усидчивость и внимательность;
• Разовые и частные, которые не связаны со стратегическими целями;
• Узкоспециализированные, которые стоит поручить эксперту в какой-либо области;
• Подготовительно-исследовательские — сбор аналитических и статистических данных по конкурентам, изучение спроса и так далее.

Какие полномочия лучше не делегировать

Передав слишком много задач, можно утратить контроль над командой и принимаемыми решениями. 

Вот что не стоит делегировать:

• стратегическое планирование компании — определение нормативов и целей, ценообразование, графики плановых работ и другие задачи, требующие знаний на уровне руководства;
• полномочия в рамках рискованных и важных процессов — это могут быть переговоры с партнерами, заключение договоров с новыми поставщиками и заказчиками, открытие нового магазина и так далее;
• кадровые решения — наем и увольнение персонала;
• контроль выполнения работ в подразделениях компании;
• решения по премированию и поощрению сотрудников;
• конфиденциальные полномочия, связанные с коммерческой тайной.

Как научиться делегировать

Чем раньше вы начнете распределять задачи, тем лучше. Становясь руководителем, человек кроме основной зоны ответственности получает дополнительную — организовать работу подчиненных. Заниматься ими в прежнем ритме, то есть не менее 40 часов в неделю, — прямая дорога к профессиональному выгоранию.

Чтобы делегировать, требуются следующие навыки:

• коммуникативность — умение услышать членов команды и доносить поставленные цели, знание правил обратной связи и делового этикета;
• умение обучать — способность четко и просто формулировать инструкции, объяснять суть задач, быть готовым ждать, пока члены команды осваивают новые для себя процессы;
• тайм-менеджмент — способность эффективно организовать рабочее время для себя и подчиненных.

Прежде всего, постарайтесь ослабить контроль за сотрудниками. Если они не станут допускать ошибки, можно переходить к следующим этапам самообучения:

1. Передавайте новые задачи как можно быстрее. Таким образом у сотрудников появится больше времени на планирование.
2. Делегируйте работу тем, кто решал подобные проблемы. Кроме компетенции, у сотрудников должно быть свободное время для выполнения дополнительных функций.
3. Отслеживайте промежуточные результаты. Это поможет оценивать достижения сотрудников.
4. Мотивируйте и подбадривайте подчиненного, которые занимается чем-то новым. Лучше лишний раз похвалить его за какое-то достижение, чем обратить внимание на мелкие недочеты.
5. Заведите журнал делегирования. В нем будут отмечены самые важные процессы, проблемы и пути их решения. Постепенно он станет справочником для быстрого поиска правильной постановки задач и способов контроля за выполнением.
6. Распределяйте работы на более и менее срочные. Это позволит решить, что стоит делегировать в первую очередь.
7. Не ставьте невыполнимых задач. Иначе вы зря потратите время, а моральный дух команды ухудшится.
8. Помните, что при делегировании ответственность лежит на руководителе.
9. Ставьте задачи постепенно. Не забывайте, что сотрудникам нужен отдых.
10. Определяйте, какие решения может принимать подчиненный, а какие требуют одобрения руководителя.
11. Научитесь ждать. Дедлайны стоит соблюдать не только подчиненным, но и начальнику.
12. Не делегируйте скучные задачи.

Поэтапный чек-лист делегирования

Чтобы правильно делегировать задачи, нужно составить и выполнять чек-лист. В первую очередь определяют круг задач, которые планируют передать подчиненному. Чаще всего это рутинные дела с просто сформулированными условиями выполнения и четко описанными результатами.

Во-вторых, подбирают сотрудника, на которого распространяется делегирование. Шансы на удачу возрастают, если это опытный менеджер, который знает, как принимаются решения, и уже выполнял аналогичную работу. Иногда при надлежащем контроле с такой ролью справляются и новички.

В-третьих, устанавливают алгоритм с четким дедлайном и ясным результатом, объясняют суть процессов. Любые задачи для делегирования должны быть:

• понятными;
• реализуемыми.

В-четвертых, определяют порядок проверки промежуточных результатов. Число контрольных точек будет зависеть от стиля делегирования:

1. При авторитарной манере точек соприкосновения много. Руководитель внимательно следит за работой, корректирует курс и помогает исправить ошибки. Это нельзя назвать делегированием в полном смысле: исполнитель лишен самостоятельности.
2. Демократический стиль предполагает большую свободу в принятии решений. Контактов между руководителем и подчиненным меньше. На встречах обсуждают наиболее важные задачи и подбирают подходящую стратегию для устранения недочетов.
3. Либеральная манера делегирования означает минимум контрольных точек. Начальник наблюдает за сотрудником, комментирует его действия, следит за соблюдением сроков.

В-пятых, устанавливают границы ответственности: 

• кто отвечает за переданные процессы;
• кем контролируется выполнение работы;
• чем грозит сотруднику невыполнение задачи.

В-шестых, оценивают эффективность делегирования. На этом этапе признают заслуги подчиненного, оглашают ценности, которые он принес компании. При выявлении ошибок объясняют, почему они получились и подсказывают пути их исправления.

Частые ошибки при делегировании

В стремлении передать полномочия сотрудникам руководитель часто допускает следующие ошибки:

1. Жесткий контроль или полное его отсутствие. Итог будет неудовлетворительным: получается, что начальник не делегирует, а сам выполняет работу, только медленнее и с большими эмоциональными тратами. В свою очередь, отсутствие контроля создает впечатление, что порученное можно не выполнять.
2. Недостаток коммуникаций. У сотрудника будут возникать вопросы по новой для него работе. Поэтому ему необходима возможность связаться с руководителем для поиска решений.
3. Размытие зон ответственности. Если делегировать работу сразу нескольким исполнителям, они не смогут определить, кто за что отвечает. В итоге каждый из них будет решать задачу, но результата не добьется.
4. Ошибки в кадровых решениях. Если работнику не хватает квалификации, он не будет работать эффективно.
5. Исправление чужих ошибок. Руководитель не должен заниматься доработкой делегированных задач. Ему требуется указать сотруднику на ошибку и объяснить, как ее исправить.
6. Делегирование задачи работнику без информирования его непосредственного начальника. Это негативно скажется на работе всей компании из-за того, что выбранный сотрудник перестанет успевать делать свою работу, чем будет недоволен руководитель его подразделения.

Как избежать ошибок при передаче полномочий:

• ставить задание четко;
• проверять, что подчиненный верно понял стоящую перед ним задачу;
• объяснять словами и демонстрировать действиями, что нужно исправить;
• делегировать стажерам простые обязанности, а специалистам – сложные;
• повышать компетенции команды через аттестации, обучение внутри компании или на сторонних курсах.

Переходя к делегированию полномочий, избавиться от всех ошибок сразу невозможно. Это поэтапный процесс, в котором обучаются обе его стороны.