Что такое закупочная логистика: задачи, основные принципы и особенности управления

Закупочная логистика — часть системы управления поставками, которая ориентирована на обеспечение бизнеса необходимыми ресурсами для бесперебойного функционирования. Ее значимость заключается в оптимизации закупок, налаживании снабжения, что уменьшает издержки, упорядочивает запасы и укрепляет надежность цепочки.

Основные цели направления — координация управления резервами и обеспечение сырьем. В статье узнаете, что такое закупочная логистика, какие у нее цели и основные функции.

Что такое закупочная логистика

Это система управления процессом приобретения материальных ресурсов, которые нужны для исполнения задач. В комплекс мер включают контроль состава поставок, отслеживание сроков, качества поступающих товаров, материалов. 

При организации закупочной логистики решают такие основные задачи, как:

• планирование потребностей,
• выстраивание снабжения.

Работа с поставками предотвращает непредсказуемые инциденты, влекущие сбои в производственном процессе. Отсутствие критически важных материалов вынуждает приостанавливать деятельность и импровизировать.

Если управлять запасами неправильно, это может вызвать как их избыток, так и дефицит. Избыточные остатки грозят нецелевыми тратами, увеличивают расходы на хранение, тогда как недостаток ресурсов срывает сроки выпуска готовой продукции.

При хорошем прогнозировании фирма не просто вовремя пополняет запасы, но и знает, когда стоит превысить показатели. Например, в июле пиво продается лучше из-за жаркой погоды, поэтому ассортимент расширяют, заказывают больше, чем раньше. К зимним каникулам популярностью пользуются закуски, акцент делают на них.

Ошибки в организации контроля качества поставок ведут к увеличению числа дефектов, скоплению невостребованной продукции. Подобные промахи сказываются на имидже бренда, подрывают доверие к компании, препятствуют сбору лояльной аудитории, отпугивают покупателей.

Таким образом, логистика — основной фактор рентабельной работы организации, который влияет на каждый этап бизнеса.

Цели закупочной логистики

Это деятельность по обороту материально-ценностного снабжения предприятия.

Основные задачи управления закупочной логистикой:

• Обеспечивать регулярные поставки. 

Бесперебойное снабжение компании ресурсами предупреждает простои в производстве. Например, в строительной организации при закупке цемента связываются с несколькими производителями из соседних регионов. У одного поставщика вскоре возникают проблемы, однако стройку удается поддерживать в рабочем ритме благодаря второму контракту.

• Снижать затраты на закупки. 

Среди важнейших задач закупочной логистики — минимизировать расходы. Например, фирма по пошиву одежды договаривается с текстильной фабрикой о скидках при крупнооптовых заказах. Благодаря этому она берет ткани по сниженным ценам, что делает себестоимость комплектов более приемлемой.

• Поддерживать оптимальные запасы. 

Важно найти баланс между излишками и дефицитом складских ресурсов. Например, компания, которая продает спортивный инвентарь, анализирует сезонный спрос на велосипеды. Заранее формируя запас на лето и распродавая его к холодному времени года, она снижает расходы на хранение и избегает дефицита в пиковый сезон.

• Мониторить сроки и качество. 

Задача закупочной деятельности — контролировать свойства материалов. Например, изготовитель холодильников недавно заключил контракт с только открывшимся заводом. 

Он решил проверить первую партию деталей более внимательно и обнаружил недопустимый процент брака, что позволило вернуть неподходящие запчасти и получить компенсацию. Если бы контроля не было, комплектующие ушли бы на сборку, что повлекло бы за собой массовый выпуск бракованной техники.

• Адаптировать закупки к изменениям спроса. 

Быстрая реакция на колебания потребительских предпочтений — ключевая функция логистики, которая дает гибко регулировать снабженческие процессы, перестраивать их под обстоятельства. 

К примеру, после выхода фильма в моду вошли украшения, похожие на те, что носит главная героиня. Компания ювелирных изделий организует поставки нужного металла, выкупает авторские права, перенастраивает станки под аксессуары, что резко увеличивает ее прибыль.

• Организовать складские операции. 

Проработка учета, хранения, перемещения товаров улучшает логистическую структуру.

Например, логистическая компания, работающая с пищевыми продуктами, внедрила систему автоматизированного учета с QR-кодами на каждой коробке, лотке. При поступлении продукции программа автоматически назначает ей место на складских полках, отслеживает сроки годности, что снижает вероятность продать просроченный товар.

Кажется, что проще закупаться на «Садоводе», но на самом деле вы сильно переплачиваете — пройдите наш курс Импорт из Китая: дёшево, но сердито, чтобы зарабатывать в разы больше

• Автоматизировать сферу закупок. 

Внедрение современных систем упрощает формирование заказов. Программное обеспечение экономит время, высвобождает человеческие ресурсы, которые можно пустить в другие направления.

Например, предприятие интегрировало систему электронного документооборота. Теперь счета, заявки и контракты частично оформляются без вмешательства человека и хранятся в облачном архиве, что снижает вероятность потерь из-за бумажной волокиты.

• Координировать закупки с другими отделами. 

Важная задача логистики — синхронизация подразделений. Она позволяет эффективно реализовывать цели компании, избегать внутренних конфликтов, противоречий.

Например, на фармацевтическом предприятии отдел закупок сотрудничает с отделом качества. Последние проверяют безопасность лекарств, поэтому контрольные списки для закупаемых ингредиентов разрабатываются совместно.

• Интегрировать закупки в стратегию компании. 

Все процессы закупочной деятельности должны соответствовать основной линии организации, ее миссиям, целям. Обязательно согласуют закупки с требованиями всех отделов.

Например, компания, которая продает макароны и муку, предпочла поставщиков, которые используют переработанную макулатуру, упаковку в виде крафт-пакетов. Такой союз формирует позитивный образ среди экологически осознанных клиентов и закрепляет основную ценность фирмы — заботу об окружающей среде.

• Выстраивать связи с партнерами. 

Установление прочных отношений с поставщиками снижает риски дефицита продукции, упрощает закупочную деятельность. Долгосрочные партнеры более лояльны, чаще предлагают выгодные условия работы.

Например, фирма, сотрудничающая с поставщиком резиновых компонентов для автопрома в течение 5 лет, получает предложение, включающее приоритетные поставки и отсрочку платежа, что дает ей дополнительные преимущества.

• Контролировать затраты. 

Это еще одна важная цель. Например, компания, которая устанавливает окна, ежемесячно анализирует транспортные расходы. Отчеты показывают, что аренда одного из складов приводит к ненужным затратам. В результате она отказывается от помещения, экономя до 20% на логистике.

• Повышать конкурентоспособность. 

Одна из основных задач закупочной деятельности — достижение организацией высокой рыночной доли за счет оптимизации снабжения. Например, ретейлер бытовых приборов переходит на закупку напрямую у производителей, что позволяет предложить акции, распродажи и более низкие цены, по сравнению с конкурентами, что привлекает покупателей.

Цель логистики — создание системы, которая обеспечит предприятие всем необходимым в максимально короткие сроки с минимальными затратами.

Основные функции закупочной деятельности

В ходе организации определяют объем, сроки и графики завоза товаров, затем следят за соблюдением намеченного плана. В функции закупочной логистики входят обзор предложений от контрагентов, выбор поставщиков, соответствующих установленным критериям.

Основные функции логистики:

• Анализировать поставщиков. 

Это одна из первостепенных операций в рамках закупок. Тщательно рассматривают доступные варианты, выбирая приоритеты.

Например, завод молочной и кисломолочной продукции опросил представителей 2 поставщиков пластиковой тары. Первый предлагает дешевые бутылки, но с перебоями, второй — стабильные условия, но с ценами выше среднего. Предпочтение отдают последнему, потому что стабильность приоритетнее.

• Определять объемы закупок. 

Анализ потребностей предотвращает ситуации, когда товары заканчиваются или залеживаются, занимают много места.

К примеру, компания, которая торгует овощами и фруктами, зимой обращается к продавцам цитрусовых, поскольку их покупают во время праздников, а в летние месяцы сосредотачивается на местных фермерах.

• Заключать договоры. 

Этот процесс помогает зафиксировать все договоренности на бумаге и формализовать обязательства участников. Такой подход к организации повышает безопасность, может стать основой для линии защиты при судебном разбирательстве, обеспечивает доказательствами и не оставляет почвы для недопониманий.

А чтобы точно знать, есть ли спрос на ваш товар, читайте этот материал

• Организовывать транспортировку и логистику. 

Эта функция включает в себя поиск коротких маршрутов, подбор транспорта для уменьшения логистических затрат, ускорения доставки. Организация транспортировки помогает не только контролировать затраты, но и сокращать сроки выполнения заказов, что положительно влияет на процесс снабжения.

• Контролировать сроки. 

Создают систему, отслеживающую каждый этап закупки, чтобы устранять возникающие трудности еще до того, как они повлияют на производственный процесс.

Например, на фабрике бытовой химии внедрена система, которая уведомляет закупщиков о форс-мажорах. Однажды изготовитель компонентов для моющих средств сообщил, что из-за непогоды он задержится на 3 дня. Закупщики, видя уведомление, разместили запросы у резервного поставщика, чтобы не нарушать график и избежать санкций за срыв дедлайнов.

• Управлять складскими запасами. 

Процесс включает мониторинг объемов, пополнение ассортимента отдельными позициями, расчет выгодных условий хранения. Оптимизация складского пространства предотвращает потери, связанные с накоплением избытков.

• Вести учет. 

Например, магазин техники перевел закупочные документы в цифровой архив. Теперь каждый сотрудник с доступом может быстро найти акт или счет по номеру перевода. Это упрощает взаимодействие с бухгалтерией и снижает риск потери важных данных, особенно при подготовке отчетности и внутреннего аудита.

• Улучшать процессы закупки. 

Постоянное совершенствование играет ключевую роль в наработке конкурентоспособности компании. Такой подход позволяет подстраиваться под рыночные колебания, тенденции, мировые кризисы.

Например,производитель текстиля просмотрел отчеты за последние полгода и понял, что частые заказы обходятся слишком дорого из-за расходов на транспорт. Перейдя на квартальные заказы, руководство сократило затраты на 25% и сделало бизнес более маржинальным.

Эти функции и операции помогают логистике успешно решать задачи и достигать стратегических целей компании, гарантируя устойчивое развитие и снижение издержек на каждом этапе работы.

Этапы закупочной деятельности

Деятельность по закупкам проходит через несколько этапов, каждый из которых имеет свои цели, задачи и механизмы. Эти шаги систематизируют процесс снабжения, упрощают организацию всей логистической цепочки.

Основные шаги закупочной деятельности:

• Оценивают, какие материалы требуются в работе предприятия, рассчитывают объем закупки. Основная задача этапа — создание предварительной сметы, которая охватывает все используемые ресурсы. Грамотное планирование поддерживает слаженную работу всей системы.
• Ответственное подразделение за закупки организации формулирует критерии отбора. Затем оно перечисляет их, ищет подходящие компании на открытых сайтах, местных ярмарках, иных мероприятиях.
• Оценивают предложения от партнеров. При анализе учитывают не только стоимость, но и качество продукции, репутацию компании, условия сотрудничества. Для повышения надежности партнеров оценивают по установленным критериям, отслеживают историю их работы, отзывы, что сводит к минимуму риски задержки или отгрузки бракованных товаров.
• Формулируют и фиксируют все обязательства сторон. Основная задача этапа — закрепить договоренности, чтобы защитить интересы компании при несоблюдении условий. Правильная организация заключения контрактов помогает избежать споров и недопониманий, создавая четкую основу для дальнейших официальных взаимоотношений.

А если вы сами ищете логистическую компанию, прочтите здесь, как не облажаться и сделать это без плохих последствий

• Вовремя подвозить продукцию — важная часть закупки. Организация транспортировки требует соблюдения безопасности на всем пути следования. При подборе ТС и составлении маршрута учитывают тип продукции. Например, в число опасных грузов входят взрывчатые вещества, легковоспламеняющиеся жидкости и газы, окисляющиеся жидкие вещества, радиоактивные минералы. Для перевозки таких материалов требуются оборудованная машина со спецразрешением и специально обученный водитель.
• Потребительские свойства проверяются тестом на соответствие стандартам и спецификациям, прописанным в актах. Правильная организация контроля качества помогает выявить возможные несоответствия, оперативно принять меры для замены или возврата.
• Этап подразумевает удержание оптимального уровня резервов. Сюда входят учет поступлений, хранение и инвентаризация. Организация складских процессов важна для поддержки надежной логистической цепочки, особенно если продукция имеет ограниченный срок годности или требует специализированных условий хранения.
• Анализируют и улучшают закупки, для этого нужно выявить слабые места. Параллельно разрабатывают рекомендации для усовершенствования работы всей системы, что включает внедрение новых инструментов и методов управления снабжением.

Правильная организация каждого шага способствует успешной работе компании и ускоряет адаптацию к изменениям на рынке.

Фото на обложке: Freepik