Какие вопросы задают на прощальном интервью и как на них ответить

Процедура увольнения постепенно упрощается и становится более структурированной: компании активно внедряют элементы обратной связи между сотрудником и работодателем. Одним из ключевых этапов при завершении трудовых отношений служит exit-interview.

При увольнении сотрудника работодатель выясняет таким образом причины ухода, понимает впечатления сотрудников о компании, а также определяет узкие места в управлении и организации. В статье узнаете, кто проводит выходное интервью в компании, какие вопросы задаются увольняющемуся чаще всего и как не допустить ошибок на таком интервью.

Exit-interview — что это и для чего оно нужно

Выходное интервью помогает компаниям собрать честные и конструктивные отзывы от увольняющихся сотрудников. Эти собеседования фиксируют реальную картину проблем и помогают улучшать процессы на основе полученных данных.

Благодаря обратной связи компании выявляют как недостатки в управлении, так и эффективные подходы, которые повышают лояльность.

Выходное интервью стало распространенной практикой в крупных организациях, стремящихся снизить текучесть кадров и улучшить условия труда. 

Разберем его задачи подробнее.

Получить честную обратную связь

На этапе увольнения сотрудники часто говорят более открыто и дают компании честные комментарии о рабочей атмосфере, стиле управления, условиях и реальных сложностях.

Регулярно собирая такую информацию, компания может провести анализ и выявить хронические проблемы.

Изучить и проанализировать причины текучести

Один из важнейших вопросов для любой компании — почему сотрудники выбирают уйти. Исследования компании Gallup подтверждают: когда компании используют полученную на exit-interview информацию для улучшений, они могут снизить текучесть кадров на 20-25%. 

Уход сотрудника редко обусловлен одной причиной, чаще всего это совокупность факторов.

Например, таких как:

• недостаток возможностей для роста,
• несправедливая оценка труда,
• токсичная культура.

Выявив ключевые причины текучести, компания сможет:

• Устранить факторы, которые повышают вероятность увольнения.
• Определить, в каких отделах текучесть наиболее высока и почему.
• Изменить те аспекты работы, которые вызывают наибольшее количество жалоб.

Чтобы уменьшить текучесть кадров, компания должна принимать регулярные корректирующие меры. Например, если значительная часть сотрудников уходит из-за отсутствия карьерного роста, а не денег, стоит создать и внедрить программу по развитию персонала.

Поддерживать и улучшать бренд

Компании, учитывающие мнение сотрудников, строят более позитивный образ на рынке труда. Современные кандидаты оценивают репутацию компании по отзывам, размещенным в интернете, и благодаря рекомендациям сотрудников. 

Exit-interview помогает не только выявлять недостатки, но и устранять их, что влияет на восприятие компании со стороны потенциальных сотрудников.

Например, когда компания корректирует свою политику на основе отзывов сотрудников, она демонстрирует, что готова реагировать на критику и улучшать условия. Это становится позитивным сигналом для нынешних сотрудников и потенциальных кандидатов. 

Кроме того, грамотно проведенное exit-interview позволяет:

• Определить, что компания делает хорошо, чтобы эти сильные стороны продвигать в дальнейшем.
• Предотвращать и устранять негативные тенденции.
• Создавать долгосрочные программы, которые направлены на удержание ценных сотрудников.

Кто проводит выходное интервью при увольнении работника

Exit-interview обычно проводят сотрудники отдела кадров или специально обученные HR-менеджеры. В некоторых компаниях для этого приглашают сторонних консультантов, так как сотрудники более склонны откровенно высказываться с независимым интервьюером, чем с внутренним. 

При этом важно:

• Придерживаться структуры, задавая конкретные вопросы о причинах увольнения и впечатлениях от работы.
• Обеспечивать конфиденциальность, чтобы сотрудник чувствовал себя свободно.
• Соблюдать нейтралитет, не споря и не оправдывая компанию, а просто фиксируя ответы.

Хорошая практика — предлагать сотруднику анонимные анкеты или варианты устного и письменного интервью, чтобы каждый мог выбрать комфортный формат.

Часто задаваемые вопросы на выходном интервью и как на них ответить

При подготовке к выходному интервью важно продумать ответы на наиболее распространенные вопросы. 

Ответы должны быть честными, но дипломатичными, чтобы поддерживать хорошие отношения с работодателем даже при уходе. 

Вот некоторые из частых вопросов, которые могут прозвучать на интервью:

• «Почему вы решили уйти?». 

Этот центральный вопрос в любом выходном интервью. Ответ на него может быть как кратким, так и детальным, но важно избегать обвинений и эмоциональных высказываний. 

Оптимальный подход — сфокусироваться на карьерном росте, желании освоить новые навыки или смене профессиональной сферы.

• «Какие аспекты работы в компании вам нравились?». 

Работодатель стремится выяснить, какие положительные моменты сотрудник выделяет. Ответ помогает компании понять, какие сильные стороны стоит поддерживать. 

Лучше всего в ответе указать конкретные аспекты, например, «высокий уровень взаимодействия в команде», «возможность профессионального роста».

• «С какими трудностями вы столкнулись во время работы?». 

Следует избегать деталей, которые могут быть расценены как личные претензии; вместо этого можно использовать общие формулировки, например, «иногда не хватало четкости в задачах от руководителя».

• «Как бы вы оценили работу руководства?». 

Этот вопрос может показаться сложным, особенно если причиной ухода было недовольство руководителем. Лучше всего ответить честно, но с уважением. Например, «Я ценю поддержку, но мне иногда не хватало конструктивной обратной связи».

• «Рассматривали ли вы возможность вернуться в компанию в будущем?». 

Ответ на этот вопрос показывает, насколько вы готовы поддерживать отношения с компанией. Если оставить дверь открытой, это может послужить плюсом для репутации. Добавление необычных и непопулярных вопросов к exit-interview помогает глубже понять мотивацию сотрудника и выявить скрытые причины его решения об уходе. 

Будьте готовы и к ним.

Вот некоторые из таких вопросов:

• «Какие аспекты корпоративной культуры компании послужили причиной вашего увольнения?». 

Сотрудник может рассказать, как он воспринимал корпоративную культуру, и указать конкретные аспекты, которые могли бы изменить его отношение к компании. Это помогает выявить проблемы в подходах к работе и взаимодействию между сотрудниками и руководством.

• «Какие качества в ваших коллегах или руководителях больше всего вдохновляли вас на работу, а какие — наоборот, мотивировали покинуть компанию?». 

Такие данные позволяют выявить возможные проблемы в управлении или внутренние конфликты, которые отрицательно сказываются на настрое и производительности.

• «Есть ли что-то, что могло бы помочь вам в профессиональном развитии, но чего вы не получали в компании?». 

С помощью этого вопроса компания выявляет пробелы в предоставляемых обучающих программах и возможностях для роста. Возможно, сотруднику не хватало менторства, курсов, тренингов или доступа к ресурсам, что могло бы помочь ему развиваться.

• «Какие 3 вещи вы бы поменяли в компании, если бы могли?».

Этот открытый вопрос дает сотруднику возможность высказать свои идеи по улучшению компании. Часто люди замечают проблемные области, которые не всегда очевидны для руководства. 

Ответ на этот вопрос поможет взглянуть на компанию глазами сотрудника и выявить скрытые слабые места.

• «Если бы у вас была возможность вернуться в компанию, какие изменения в ней были бы для вас обязательными?».

Этот вопрос позволяет понять, какие условия сотрудник считал бы более приемлемыми, чтобы остаться. Если он готов назвать конкретные изменения, это значит, что компания может учесть их и снизить текучесть в будущем.

• «Существует ли что-то в работе или коллективе, что вас расстраивало, но вы не могли об этом говорить?». 

Этот вопрос помогает выявить скрытые проблемы в коллективе, о которых сотрудник не говорил во время работы, возможно, из-за страха быть непонятым или опасений последствий. 

Такой вопрос помогает компании понять, есть ли неозвученные проблемы или конфликтные ситуации в коллективе, о которых ранее не было известно.

• «Что вас особенно вдохновляло в вашей роли, и чего не хватало, чтобы вы ощущали себя максимально удовлетворенным?». 

Ответ на этот вопрос показывает, какие аспекты работы были наиболее ценными для сотрудника и какие элементы могли бы сделать его опыт еще лучше. Иногда небольшие изменения могут значительно улучшить работу команды.

• «Что бы вы хотели сказать своему руководителю, но не смогли, будучи сотрудником компании?». 

Этот вопрос помогает собрать честные отзывы о руководителе и их стиле управления, выявить скрытые напряжения и улучшить отношения между сотрудниками и руководителями в будущем.

Топ ошибок при беседе с увольняющимся сотрудником

Даже при наличии программы exit-interview компании нередко допускают ошибки, из-за которых эффективность процедуры снижается. К примеру:

Подходят формально

Когда интервью при увольнении сотрудника превращается в формальность, сотрудники ощущают неискренность и часто не раскрывают истинные причины ухода. В результате, компании получают недостаточно информации для улучшений. 

Научно-популярный журнал Harvard Business Review указывает, что до 70% компаний формально проводят exit-interview, не вникая в причины увольнения. Чтобы избежать этого, HR-специалисты должны уделять внимание деталям, задавать уточняющие вопросы, показывать сотруднику, что его мнение важно. 

Вместо стандартных формулировок стоит использовать вопросы вроде «Какие процессы можно улучшить?» или «Какие условия способствовали бы вашему дальнейшему росту?».

Недостаточно конфиденциальности

Одним из препятствий для получения честной обратной связи служит опасение сотрудников, что их ответы могут повлиять на последующие рекомендации или мнение о них. 

Уровень конфиденциальности напрямую влияет на откровенность увольняющихся: компании получают более честные ответы, если гарантируют полную защиту данных.

Слабая обратная связь

Когда результаты exit-interview игнорируют или не используют для улучшения, сотрудники, остающиеся в компании, видят, что отзывы уходящих не учитываются, и их мотивация также снижается. HR-специалистам важно регулярно анализировать и передавать результаты exit-interview руководству. 

Например, по результатам интервью можно улучшить программу адаптации для новых сотрудников.

Мало гибкости

Некоторые компании используют строгое интервью по шаблону, не позволяя сотруднику свободно выразить свое мнение. Это ограничивает возможность выявить важные аспекты, которые могли бы стать ценными улучшениями для компании. 

HR-менеджеры могут задавать больше открытых вопросов и позволять сотруднику выражать свои мысли в свободной форме.

Нет подготовленного интервью

Плохая подготовка интервьюера приводит к тому, что сотрудники не раскрываются, отвечают односложно и избегают острых тем. Компании следует инвестировать в обучение HR-специалистов, чтобы они эффективно и профессионально проводили exit-interview.

Закрепим

1. Exit-interview — это структурированная беседа с увольняющимся сотрудником, которое помогает компании собрать отзывы о рабочем процессе, условиях труда и управлении.
2. Основные цели exit-interview: получить честную обратную связь, выявить причины текучести и поддержать бренд работодателя для улучшения репутации на рынке труда.
3. Exit-interview в крупных компаниях должны проводить HR-специалисты или сторонние консультанты, которые умеют создать доверительную атмосферу и гарантировать конфиденциальность беседы.
4. Часто задаваемые вопросы на exit-interview включают причины ухода, впечатления от работы и руководства, а также возможность вернуться в компанию в будущем.
5. Непопулярные, но полезные вопросы помогают выявить скрытые проблемы, например: что повлияло на решение об уходе и чего не хватало для профессионального роста.
6. Для exit-interview рекомендуют поддерживать искренний диалог, соблюдать конфиденциальность, применять обратную связь для улучшений, адаптировать вопросы под собеседника и тщательно готовить интервьюеров к процессу.

Фото на обложке: Pexels