Как вести учет ГСМ (расходы на топливо) – инструкция для бухгалтера

Анализ горюче-смазочных материалов — важная часть работы бухгалтерии в компаниях с транспортом. В статье рассмотрим, что такое ГСМ, к каким затратам они относятся и как их учитывать в маршрутных документах.

В материале найдете пошаговую инструкцию к учету ГСМ для бухгалтеров.

ГСМ: это что в бухгалтерии

Это бензин, дизельное топливо, масла и другие технические жидкости, используемые для работы транспортных средств (ТС). Для бухгалтера учет ГСМ — важная задача, особенно в компаниях с собственным автопарком.

Например, если организация регулярно использует грузовые машины для доставки товаров, горюче-смазочные материалы будут прямыми затратами, которые важно учитывать, чтобы рассчитать себестоимость.

К каким затратам относится ГСМ

Чтобы правильно вести учет ГСМ, нужно разобраться, к каким видам затрат они относятся.

Расходы на ГСМ делят на несколько категорий в зависимости от их назначения:

1. Прямые. Если авто участвует в основном процессе производства или услуги компании, то расходы на нефтепродукты относят к прямым. Например, бензин для грузовиков, которые доставляют товары клиентам.
2. Косвенные. Если ТС используется для нужд компании, не связанных с производством, расходы относятся к косвенным.
3. Общехозяйственные. Связаны с общим управлением и организацией работы компании. Например, бензин для автомобиля, используемого для поездок в налоговую или на переговоры.

Чтобы правильно распределить траты на ГСМ, учитывают:

• Назначение использования автомобиля.
• Цель поездки.
• Характер деятельности компании.

Например, в строительной фирме учет ГСМ для строительной техники будет связан с прямыми затратами, а для легкового автомобиля директора — с косвенными.

Для обоснования затрат на ГСМ бухгалтеру потребуются:

• Путевые документы с маршрутом и пробегом.
• Стандарты расхода бензина, утвержденные внутри компании.
• Чеки или накладные на бензин.

Эти документы — основа для учета ГСМ и составления отчетности.

Почему важно правильно учитывать ГСМ?

Например, если списать бензин для личных поездок сотрудника на производственное потребление, это вызовет вопросы у проверяющих органов. Бухгалтерии важно заранее определить порядок списания приобретенного ГСМ.

Предприятию важно учитывать, с какой целью будет использоваться рабочий транспорт, чтобы грамотно распределить траты. Это поможет избежать ошибок в учете ГСМ и обеспечить прозрачность всех операций.

Нормы расходов на топливо

Все нормы используются для расчета и списания ГСМ. Рассмотрим, как устанавливаются стандарты расходов на горючее в компании:

• Учитывают рекомендации производителя авто. 

Каждое ТС или техника имеют стандартные показатели расхода бензина, которые указывает производитель. 

Например, в техническом паспорте автомобиля может быть прописано, что затраты составляют 7 л на 100 км. Например, для грузового автомобиля в городе расход нефтепродукта может быть 15 л, а на трассе — 12 литров.

• Анализируется фактическое потребление. 

Реальные условия работы редко совпадают с идеальными, описанными в документации. Поэтому проводят тестовые поездки или замеры во время работы техники. 

Если при тестировании выяснилось, что легковой автомобиль потребляет 8 л вместо заявленных 7 л, именно этот показатель фиксируют как норму.

• Учитываются условия эксплуатации. 

Нормы могут корректироваться в зависимости от особенностей использования транспорта. Например, грузовик, работающий в зимний период, потребляет на 10% больше топлива из-за того, что нужно прогревать двигатель на холостых оборотах.

• Применяют нормативные акты. 

В некоторых отраслях нормы регламентируются государственными документами. Например, для строительной техники или сельскохозяйственных машин существуют определенные стандарты, которые берутся за основу.

• Утверждают внутренними документами. 

После всех расчетов нормы расхода утверждаются приказом или распоряжением внутри организации. Документ становится основой для учета и списания топлива.

Кто устанавливает нормы:

1. Руководство фирмы. Директор или уполномоченное лицо утверждает нормы официальным приказом или распоряжением. Это позволяет закрепить расчеты документально и использовать их для учета ГСМ.
2. Бухгалтерия. Специалисты участвуют в создании норм. Они также следят за соответствием нормативным актам и налоговым требованиям.
3. Логисты или технические специалисты. Эти сотрудники анализируют условия эксплуатации, маршруты, нагрузку и сколько горючего фактически потрачено. Их информация становятся основой для расчетов.
4. Производители техники.
5. Государственные органы. В отдельных случаях стандарты горючих материалов регулируются нормативными актами, особенно в таких отраслях, как строительство, сельское хозяйство или грузовые перевозки. Организации должны учитывать эти требования.

Представим, что у предпринимателя есть фургон, который должен доставить товар.

• Норма расхода — 10 л на 100 км.
• Расстояние маршрута — 200 км.
• Затраты составят: 200 км / 100 ×10 = 20 л.

Если в чеке указано, что было затрачено 25 литров, нужно выяснить у сотрудника причину перерасхода: был ли маршрут длиннее, использовался ли кондиционер или груз был слишком тяжелым.

Чтобы контролировать горюче-смазочные материалы, важно:

1. Вести путевые листы, где указывают маршрут, пробег и расходы.
2. Проверять чеки на заправку и сопоставлять их с нормами.
3. Часто проводить технические осмотры авто, чтобы исключить поломки и утечки горючего.

Нужно соблюдать нормы, это:

• Помогает правильно списывать материалы.
• Защищает компанию от налоговых претензий.

Что такое расходы ГСМ и их учет в путевом листе

Информация в путевых листах помогает контролировать затраты и обосновывать списание горюче-смазочных материалов в бухгалтерии.

Путевой лист фиксирует, как и кем используется ТС. 

Это основной инструмент для бухгалтерского учета расходов на бензин.

Основная информация, которая должна быть указана в маршрутной бумаге:

1. Маршрут и пробег. Указываются километраж и места назначения.
   Пример: маршрут «Офис — клиент — склад».
2. Сведения о транспорте. Модель автомобиля, госномер.
3. Затраты на горюче-смазочные расходники. Фиксируется количество заправленного и потраченного топлива.
4. Ответственный водитель. Фамилия, имя, отчество водителя, его подпись.
5. Дата и время. Здесь указывается начало и конец рейса.

Почему важно вести путевые листы:

• Это позволяет видеть, сколько горючего затрачивается.
• На основании информации из путевого листа составляются документы для бухгалтерии.
• Документы важны, чтобы обосновать все убытки и траты.

Приведем пример. Водитель проехал 120 км. Норма расхода бензина для его автомобиля — 8 л на 100 км. В путевой накладной указано, что он израсходовал 9,6 л горючего. На основании этих сведений бухгалтерия оформляет списание.

Использование путевых листов помогает организации оптимизировать затраты и упрощает ведение бухгалтерского учета.

Что входит в бухгалтерский учет ГСМ

• Бухгалтерия оформляет документы: накладные, счета-фактуры, договоры с поставщиками и другие.
• Делает проводки, например, Дт 10.03 («Материалы: ГСМ») — отражение запасов и Кт 60 («Расчеты с поставщиками») — обязательства перед контрагентами.
• Считает запасы антифриза или бензина на складе.
• Организует места хранения: резервуары или баки.
• Делает инвентаризацию, чтобы предотвратить потери.
• Оформляет путевые листы.
• Учитывает фактически использованные горюче-смазочные материалы и сравнивает с нормативами.
• Вносит данные в систему.
• На основании путевых листов и актов списания делает проводки: Дт 20 / 26 / 44 («Основное производство», «общие или коммерческие расходы»), Кт 10.03 («Списание топлива»).
• Устанавливает нормативы в зависимости от модели ТС, маршрута и условий работы.
• Сравнивает с фактически потраченным горючим.
• Составляет отчеты для руководства.
• Готовит данные для налоговой службы.
• Выявляет отклонения в потреблении топлива.
• Разрабатывает рекомендации, чтобы снизить издержки (например, оптимизировать маршруты).

Пример. Фирма приобрела 1 тыс. л горючего, из которых 700 л потрачены на транспортные нужды, а 300 остались в резерве.

Бухгалтерский учет отразит:

1. Закупку топлива.
2. Фактические траты по путевым листам.
3. Остатки.

Грамотный бухгалтерский учет помогает контролировать затраты компании и эффективно управлять ресурсами.

Как списать ГСМ для налогового учета

Затраты на масло для двигателя и другие материалы относятся к категории материальных расходов, если они:

1. Обоснованы. Компания действительно использует нефтепродукты для своей работы.
2. Документально подтверждены. Все операции сопровождаются первичными документами.
3. Экономически целесообразны. Соответствуют объемам работы компании.

Чтобы списать горюче-смазочные материалы, нужно подготовить:

1. Путевые листы. Они подтверждают маршруты и количество израсходованного горючего.
2. Товарные накладные и счета-фактуры. Указывают объем и стоимость закупленного топлива.
3. Акты списания. Оформляются, чтобы учесть фактическое потребление бензина.
4. Стандарты потребления горючего. Устанавливаются внутренним приказом генерального директора и обоснованы техническими характеристиками транспорта.

Как списать ГСМ:

• Закупка фиксируется проводкой Дт 10.03 — Кт 60.
• Убыток подтверждается маршрутной накладной.
• Формируются акты списания расходников для машины.
• Фактический расход переносится на затраты в зависимости от назначения — Дт 20 (Основное производство), Дт 26 («Общехозяйственные расходы»), Дт 44 («Коммерческие расходы»).
• Затраты на топливо включаются в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль.

Пример учета ГСМ. Компания приобрела 1 тыс. л бензина для доставки товаров. По маршрутным документам за месяц потрачено 800 литров. Оставшиеся 200 л остаются на складе.

• На основании путевых листов бухгалтер списывает 800 литров в затраты на производство.
• Остаток учитывается на складе как материальные запасы.

Ошибки, которых стоит избегать:

• Налоговая может не признать издержки без путевых листов и актов списания.
• Превышение установленного лимита смазочных материалов вызывает вопросы у налоговых органов.
• Не использовать нефтепродукты в личных целях.

Пошаговая инструкция списания топлива по путевым листам

Это важная процедура, которая позволяет проанализировать издержки организации на ТС и сопутствующие услуги. Рассмотрим пошаговую инструкцию, как это сделать правильно в бухгалтерском учете:

Шаг 1: Соберите документы

Для списания нужны:

• Путевые листы. В них фиксируется маршрут, пробег и количество жидкости для авто.
• Нормы расхода топлива. Утверждаются внутренним приказом компании и соответствуют характеристикам автомобиля.
• Акты списания. Подтверждают фактическое использование нефтепродуктов.
• Товарные накладные, чеки или топливные талоны.

Шаг 2: Рассчитайте, сколько уходит денег на горюче-смазочные материалы

Формула для расчета:

Расход топлива = пробег × норма потребления на 100 км и разделить на 100.

Пример:

• Пробег за день: 150 км.
• Потрачено: 10 литров на 100 км.
• Расход: 150 × 10 / 100 = 15 литров.

Шаг 3: Заполните акт списания

Оформляется на основании данных из маршрутных листов. В нем указывают:

• Марку автомобиля.
• Пробег за отчетный период.
• Сколько бензина должно тратиться по стандарту от производителя.
• Количество списанного горючего.

Шаг 4: Проведите списание

Оно отражается с использованием следующих проводок:

1. «Закупка горючего» производится с помощью проводки Дебет 10.03 — Кредит 60 («приобретение топлива»).
2. Списание топлива — Дебет 20, 26 или 44 — Кредит 10.03 («списание на затраты»).

Например, фирма закупила 500 литров бензина. За месяц израсходовано 300 литров, которые списаны на пользование на производстве. Остаток 200 литров учитывается на субсчете материально-производственных запасов.

Шаг 5: Проверьте корректность данных

Перед тем как списать горюче-смазочные материалы, проверьте:

• Полноту и точность заполнения путевых листов.
• Соответствие расчетов установленным стандартам.
• Наличие всех документов, включая авансовые отчеты на топливо, приобретенное в аванс.

Советы для упрощения:

1. Используйте электронные маршрутные листы. Они автоматизируют расчеты и уменьшают ошибки.
2. Утверждайте стандарты потребления бензина раз в год. Это избавит от необходимости часто пересматривать инструкции.
3. Регулярно проверяйте актуальность данных о пробеге и техническом состоянии автомобилей.

Соблюдение этих шагов и следование инструкциям поможет грамотно организовать списание и избежать вопросов со стороны налоговых органов.

Фото на обложке: Freepik