Как вежливо напомнить клиенту о себе: полезные советы для электронной переписки

В современном бизнесе электронная почта — основной инструмент коммуникации. Но что делать, если ваше письмо затерялось в информационном потоке и осталось без ответа? Смириться с потерей потенциального клиента? Ни в коем случае!

Грамотно построенная стратегия follow-up (от англ. «следуй за мной») поможет ненавязчиво напомнить о себе клиентам и добиться желаемого результата.

Представляем 4 проверенных совета, которые превратят ваши follow-up письма в мощный инструмент продаж.

Содержание

Будьте дружелюбны, но не извиняйтесь

Чрезмерные извинения могут подорвать авторитет и создать впечатление неуверенности.

Что стоит учесть, если пишете письмо контрагенту:

1. Начните с позитивной ноты. Первое впечатление имеет огромное значение. Начните письмо с дружелюбного приветствия и выразите благодарность.
2. Прежде чем написать краткое и вежливое письмо-напоминание, сфокусируйтесь на ценности предложения и профессионализме в коммуникации. Представьте, что встречаете этого человека лично. Персонализируйте письмо, проявите искренний интерес к делам адресата. Упомяните предыдущий разговор, отметьте интересный факт о его компании, обратитесь к нему по имени. Такой подход покажет, что вы цените его как личность. Подчеркните, какую пользу клиент получит от сотрудничества. 
3. Уточните контекст. Если отправляете повторное письмо, чтобы напомнить клиенту о себе, кратко расскажите о предыдущей коммуникации. Укажите дату предыдущего письма, тему обсуждения и ключевые детали договоренностей. Это поможет партнеру быстро вспомнить контекст и сэкономит его время. Пример удачного начала: «В продолжение нашего разговора от 15 сентября, хотел бы уточнить, успели ли вы ознакомиться с презентацией проекта?».
4. Завершите письмо профессионально. Выразите свою готовность к дальнейшему сотрудничеству и подтвердите свою доступность для связи. Обязательно поблагодарите клиента за уделенное время и внимание. Это простой, но эффективный способ проявить уважение к клиенту и оставить приятное впечатление о себе. Пример удачного завершения: «Благодарю за ваше время. Буду рад ответить на ваши вопросы и обсудить детали сотрудничества. Можете связаться со мной по телефону или электронной почте…».

Помните, что уверенность в себе и своем предложении — ключ к успешной коммуникации. В деловой переписке, как и в жизни, важны не только слова, но и то, как они сказаны.

Пишите кратко и ясно

Время — ценный ресурс. Уважайте время собеседника и формулируйте мысли кратко и ясно. Избегайте длинных вступлений и сложных предложений, чтобы напомнить клиенту о компании.

Кратко изложите суть предыдущей переписки в новом письме для удобства получателя. В мире деловой переписки, заваленном сложными формулировками и техническим жаргоном, простота и ясность становятся настоящим конкурентным преимуществом. Забудьте о длинных предложениях, заумных словах и излишней формальности. Пишите так, как будто разговариваете с партнером лично – просто, четко и по делу.

Как напомнить клиенту о договоренностях или совместных задачах:

1. Определите одну главную цель. Прежде чем начать писать, задайте себе вопрос: «Какова основная цель этого письма?». Хотите ли вы назначить встречу, получить обратную связь по предложению или уточнить информацию? Сфокусируйтесь на одной главной цели и постройте весь текст вокруг нее. Пример удачного письма: «Добрый день. Связываюсь с вами, чтобы узнать, удобно ли вам провести краткую встречу на следующей неделе для обсуждения вашего проекта по [название проекта]?».
2. Используйте короткие предложения и абзацы. Длинные, запутанные предложения сложно читать и понимать. Разбивайте их на короткие, лаконичные фразы. То же самое касается и абзацев. Каждый абзац должен содержать одну законченную мысль. Визуально структурированный текст легче воспринимается и лучше запоминается. Пример удачного текста: «Мы обсуждали запуск проекта в следующем квартале. Чтобы точнее оценить сроки и бюджет, нам нужны дополнительные данные от вас…».
3. Избегайте технического жаргона и сложных терминов. Объясняйте все простым и понятным языком, используя аналогии и примеры. Пример удачного текста: «Чтобы больше посетителей сайта совершали целевые действия, мы протестируем разные варианты кнопки призыва к действию и посмотрим, какой из них работает лучше».
4. Используйте активный залог. Активный залог делает текст более динамичным и понятным. Вместо «Решение будет принято на следующей неделе» напишите «Мы примем решение на следующей неделе». Пример удачного текста: «Наш отдел продаж рассмотрел ваше предложение…».

Простота и ясность — не признак непрофессионализма, а проявление уважения к времени и вниманию клиента. Чтобы напомнить клиенту о своем предложении пишите проще, и письма будут читать, понимать и на них будут отвечать. Помните, что цель деловой переписки — не продемонстрировать свой богатый словарный запас, а достичь конкретного результата.

Правила follow-up’а: как не упустить полезное знакомство

Программы лояльности: как напомнить клиентам о себе во время карантина и после него

Эти качества помогут выделиться на фоне информационного шума, напомнить о себе клиенту и добиться успеха. Помните, что в бизнесе время — деньги, и уважение к времени партнера — основа успешного сотрудничества.

Предложите конкретное действие 

При follow-up важно не просто напомнить клиенту о себе, но и подтолкнуть клиента к действию. Чем проще и конкретнее будет ваш призыв к действию, тем выше вероятность получить ответ. Не оставляйте партнера в подвешенном состоянии с размытыми формулировками. Вместо этого предложите конкретное действие, которое поможет ему сделать первый шаг к сотрудничеству. Такое содержание электронного письма позволит клиенту перейти в переписку.

Как это сделать?

1. Сформулируйте, какое действие вы от него ожидаете: ответить на вопрос, согласовать дату встречи, подтвердить получение информации. Например: «Буду рад услышать ваше мнение по этому вопросу» или «Пожалуйста, подтвердите, что получили это письмо…». Простое и конкретное предложение поможет адресату сделать первый шаг к взаимодействию. В деловой переписке важно не только уметь грамотно сформулировать запрос, но и четко обозначить свои дальнейшие действия.
2. Укажите конкретные сроки. Вместо общих фраз вроде «скоро свяжусь с вами» или «надеюсь на скорый ответ», укажите конкретные сроки ваших дальнейших действий. Это позволит напомнить клиенту, когда ожидать от вас обратной связи и спланировать свое время. Пример удачного текста: «Позвоню вам в среду, 27 сентября, в 15:00, чтобы обсудить детали. Вам удобно было бы в это время?».
3. Чтобы напомнить клиенту о себе опишите, какую информацию вы предоставите. Если планируете отправить дополнительные материалы, укажите, какие именно документы получит контрагент и когда это произойдет. Пример удачного текста: «Сегодня до конца дня вышлю вам презентацию проекта и смету с детальной разбивкой стоимости…».
4. Если нужна обратная связь от партнера, вместо длинного письма с вопросами предложите пройти короткий онлайн-опрос или заполнить анкету. Это сэкономит время клиента и повысит вероятность получения ответа. Пример: «Чтобы лучше понять ваши потребности и предложить наиболее подходящее решение, прошу вас заполнить короткую анкету: [ссылка на анкету]. Это займет не более 5 минут…».
5. Если хотите, чтобы клиент ознакомился с определенной информацией, предоставляйте прямую ссылку на нужный ресурс — страницу на сайте, презентацию, видео. Это избавит партнера от необходимости искать информацию самостоятельно. Вместо «Подробную информацию вы можете найти на нашем сайте» лучше напишите «Подробную информацию о наших услугах вы можете найти по ссылке: [ссылка на ресурс]…».
6. Если предлагаете услуги, предложите бесплатную консультацию или пробный период. Это позволит ему оценить ваши возможности без каких-либо обязательств и повысит его доверие к вам. Пример: «Чтобы вы могли оценить преимущества нашего продукта, мы предлагаем вам бесплатный пробный период на 14 дней. Для активации пробного периода перейдите по ссылке…».
7. Следует написать о готовности к дальнейшему сотрудничеству. Выразите уверенность в успешной реализации проекта. Позитивный настрой и уверенность в себе всегда впечатляют потребителей. Неудачный пример: «Надеюсь на ваше положительное решение». Удачный пример: «Уверен(а), что совместная работа над этим проектом будет продуктивной и принесет нам обоим отличные результаты. Буду рад(а) ответить на все ваши вопросы…».

Четкое описание дальнейших действий — важный элемент эффективной деловой переписки. Чтобы напомнить клиенту о себе упростите ему задачу, предложите конкретное действие, и увидите, как повысится эффективность деловой переписки.

Пробуйте другие способы

Если отправили несколько email, чтобы напомнить клиенту о себе и все еще не получили ответа, возможно, пришло время попробовать другие методы связи.

Диверсификация коммуникационных каналов не только повышает шансы на контакт с клиентом, но и демонстрирует проактивность и настойчивость. Пример удачного текста: «Если вам удобнее обсудить это по телефону, пожалуйста, сообщите мне, и я с радостью вам позвоню. Также вы можете связаться со мной в Telegram…».

• Позвоните. Иногда, самый простой и эффективный способ связаться с клиентом — позвонить ему. Телефонный разговор позволяет установить более личный контакт, быстро прояснить ситуацию и получить необходимую информацию. Не бойтесь брать трубку — в большинстве случаев, партнеры ценят проявление инициативы и готовность к живому общению. Пример: «Добрый день, [Имя]. Звоню вам по поводу нашего предложения, отправленного [дата]. Хотел (а) уточнить, успели ли вы с ним ознакомиться и есть ли у вас какие-либо вопросы».
• Напишите сообщение в мессенджере. Если есть контакты клиента в мессенджерах, этот канал может быть более эффективным, чем почта. Сообщения в мессенджерах часто проверяются чаще и позволяют быстро обмениваться информацией в неформальной обстановке.
• Оставьте комментарий в социальных сетях. Если партнер активно пользуется социальными сетями, вы можете оставить комментарий под его постом, связанным с темой вашего предложения. Этот метод может быть эффективен для привлечения внимания к вашему бренду и стимулирования интереса к вашему предложению. Однако, важно делать это тактично и не навязываться. Пример: После публикации поста о поиске новых поставщиков вы можете оставить комментарий: «Мы специализируемся на [ваша область] и будем рады предложить вам наши услуги. Подробнее о нас вы можете узнать на нашем сайте: [ссылка на сайт]…».
• Можно попробовать договориться о личной встрече. Так вы сможете подробнее рассказать о своем предложении, ответить на все вопросы и убедить клиента в выгодности сотрудничества. Пример: «Добрый день! Понимаю, что вы заняты, но считаю, что личная встреча поможет нам более эффективно обсудить детали сотрудничества. Буду рад(а) встретиться с вами в удобное для вас время…».

Не бойтесь экспериментировать и использовать разные каналы связи — это поможет вам достичь желаемого результата и построить долгосрочные деловые отношения. Главное — быть настойчивым, но не назойливым, и всегда уважать время клиента.

Когда и зачем напоминать клиенту о себе?

В деловой переписке, как и в любых отношениях, важно поддерживать контакт. Напомнить о себе старым клиентам — стратегический ход, который помогает поддерживать теплые отношения и оставаться на виду. Однако, грань между проявлением интереса и навязчивостью очень тонка. Рассмотрим несколько ситуаций, когда повторное сообщение о себе не только уместно, но и необходимо:

1. После первоначального контакта. Если заказчик проявил интерес к вашим услугам или товарам, но не сделал заказ, вежливое напоминание через несколько дней может подтолкнуть его к действию. Первое напоминание актуально, если вы отправили коммерческое предложение, запрос на встречу или представились потенциальному клиенту. Оптимальное время для follow-up — 2-3 рабочих дня после первоначального обращения. Это дает время ознакомиться с предложением и показывает вашу заинтересованность, не создавая впечатления назойливости. Пример: «Добрый день, [Имя]. Пишу вам в продолжение нашего разговора от [дата]. Хотел(а) узнать, успели ли вы ознакомиться с презентацией, которую я вам отправил (а)? Готов(а) ответить на ваши вопросы…».
2. После встречи или телефонного разговора. После деловой встречи или телефонного разговора важно отправить письмо с подтверждением договоренностей и следующих шагов. Пример: «Добрый день, [Имя]. Благодарю за продуктивную встречу сегодня. Как договаривались, высылаю вам договор на подпись. Пожалуйста, дайте знать, если у вас возникнут вопросы…».
3. После отправки коммерческого предложения. Вежливо напомните клиенту о предложении через неделю-две после отправки.
4. После незавершенной сделки. Если переговоры зашли в тупик или клиент внезапно пропал, ненавязчиво напомнить о себе — хороший способ возобновить диалог и выяснить причину паузы. Пример: «Добрый день, [Имя]. Понимаю, что вы можете быть заняты, но хотел(а) бы уточнить, есть ли у вас какие-либо вопросы по нашему предложению от [дата]? Готов(а) обсудить его с вами в удобное время…».
5. В рамках программы лояльности. Напоминания о специальных предложениях, скидках и акциях для постоянных клиентов помогут удержать их и стимулировать повторные покупки. Это отличный способ напомнить о себе старым заказчикам.
6. При запуске новых продуктов или услуг. Напомнить клиенту о себе, сообщив о новых предложениях, которые могут быть ему интересны, — хороший способ привлечь внимание.
7. В преддверии важных событий. Если вы проводите вебинар, конференцию или другое мероприятие, которое может быть интересно партнеру, напомните клиенту об этом за несколько дней до начала. Пример: «Добрый день, [Имя]. Напоминаем, что [дата] состоится вебинар на тему [тема вебинара]. Уверены, что эта информация будет вам полезна. Зарегистрироваться можно по ссылке: [ссылка]». 
8. По праздникам или важным датам. Персонализированное поздравление — отличный повод ненавязчиво напомнить о себе и продемонстрировать ваше внимание.

Еще по теме:

Как правильно обрабатывать входящие сообщения от потенциальных клиентов

Постоянный клиент — как ваша бабушка: вот главные правила эффективного общения

Что делать, если вы уже отправили повторное письмо?

Если клиент так и не ответил, не стоит отчаиваться. Отсутствие ответа на электронное письмо — распространенная проблема в деловом мире. Это не обязательно означает отказ от сотрудничества, но требует изменения тактики. Вместо того, чтобы заваливать заказчика письмами, которые, скорее всего, попадут в папку «Спам» или будут проигнорированы, попробуйте следующие подходы:

1. Смените канал коммуникации. Если вы общались по электронной почте, попробуйте позвонить или написать в мессенджер. Возможно, заказчик просто пропустил ваше письмо. Есть вероятность, что потребитель предпочитает другой способ связи или просто не успевает проверять электронную почту. Попробуйте связаться с ним по телефону, отправить сообщение в Telegram или другой профессиональной социальной сети, где вы с ним контактируете. Короткий, вежливый звонок или сообщение может быть значительно эффективнее третьего письма в почтовом ящике.
2. Найдите другой канал связи. Сегментируйте аудиторию на группы в зависимости от их интересов и потребностей. Это позволит персонализировать ваши обращения и повысить их эффективность. Обратитесь к другому контактному лицу, чтобы напомнить клиентам о себе. Если в компании заказчика есть другие сотрудники, с которыми вы общались или чьи контакты у вас есть, попробуйте обратиться к ним. Возможно, они смогут перенаправить ваш запрос нужному человеку или предоставить информацию о статусе вашего предложения.
3. Предложите альтернативный вариант или добавьте ценность. Проанализируйте свои письма. Убедитесь, что они четкие, лаконичные и содержат всю нужную информацию. Возможно, клиенту недостаточно данных для принятия решения. Предложите ему что-то ценное, например, полезный контент, скидку или бесплатную консультацию. Пересмотрите свое первоначальное предложение. Возможно, клиенту что-то не подошло или он просто не увидел в нем достаточной ценности. Предложите альтернативный вариант сотрудничества или добавьте бонусы, которые могут заинтересовать покупателя.
4. Проверьте предыдущую переписку, чтобы убедиться, что вся необходимая информация была предоставлена. Проанализируйте ситуацию и сделайте выводы. Если все попытки связаться с клиентом не увенчались успехом, пришло время проанализировать ситуацию и сделать выводы. Возможно, покупатель не заинтересован в предложении, или у него возникли непредвиденные обстоятельства. В любом случае, важно уважать его время и не быть назойливым. Сфокусируйтесь на других потенциальных заказчиках и извлеките уроки из этого опыта. Проанализируйте свою коммуникацию: было ли ваше предложение четким и понятным? Учитывали ли вы потребности клиента? Ответы на эти вопросы помогут вам улучшить свою стратегию коммуникации в будущем.

Важно знать, когда стоит сменить тактику и переключить свое внимание на другие возможности. Гибкость, настойчивость и анализ ситуации — ключевые факторы успеха в деловой коммуникации. Мастерство follow-up — не простое умение напомнить клиентам о себе, это искусство выстраивать прочные деловые связи.

Используйте эти советы как компас в мире электронной переписки, и ваши письма всегда будут находить свой путь к адресату, возвращаясь с долгожданным ответом.

<p>Всю интересующую информацию можно увидеть на корпоративном сайте <a href="http://www.kuhnishkaf.ru/" rel="nofollow noopener">http://www.kuhnishkaf.ru/</a>.</p> www.kuhnishkaf.ru