Как правильно заверять копии документов

Чтобы гарантировать юридическую силу копии документа, ее нужно заверить. Как правильно заверять документы? «Копия верна» или «Верно»? Какие ГОСТы соблюдать и когда направиться к нотариусу?

Постараемся разобраться в этой статье.

Основная информация

Заверять копии документов приходится как физическим, так и юридическим лицам. Обратим внимание на юридические лица, поскольку правила заверения копий юрлицами лучше закреплены в ГОСТах.

Согласно ГОСТ Р 7.0.8-2013, чтобы заверить документ, нужны реквизиты, которые подтверждают значимость юридического документа. 

Заверенная копия документа имеет ту же юридическую силу, что и оригинал.

Необходимые реквизиты (согласно ГОСТ Р 7.0.97⁠-⁠2016) включают в себя:

• слово «Верно»;
• должность лица, который заверяет копию;
• подпись этого лица вместе с расшифровкой;
• дату;
• печать (если есть);
• информацию о месте расположения подлинника (в том случае, если копия выдается для какой-то другой организации).

• Обратите внимание: нужно указывать именно дату заверения копий, а не дату создания или выдачи документа, с которого снимается копия.

Немаловажно то, что у ИП может не оказаться печати. В таком случае печать ставить не требуется. Если документ нужен для внутреннего использования, то можно поставить печать отдела, который заверяет копию. Этого нельзя делать для копий, которые предназначены для использования вне компании.

• По ГОСТу проставлять нужно именно слово «Верно». 

Также можно проставить на копии два слова: «Копия» и «Верно», чтобы заверить документы. «Копия верна» по ГОСТу не проставляется, хотя многие компании пишут эту фразу при заверении своих копий. Но лучше избегать этой фразы и придерживаться ГОСТов. 

• Заверение может проходить вручную, но существуют и специальные штампы со строчками для нужных реквизитов, которые помогают упростить процесс.

Копия может понадобиться для работы, а также по запросу госорганов, налоговой или суда. Копиями обычно пользуются, чтобы защитить оригиналы от потери и порчи. Без указанных реквизитов копия не имеет юридической силы.

В некоторых случаях нельзя сделать копию из-за проблем с документом:

1. Если на оригинале отсутствуют реквизиты, необходимые для документа этого типа, сделать заверенную копию тоже не получится. 
2. Наконец, не заверяется приложение отдельно от основного документа.

• Если у оригинала несколько страниц, у копии их должно быть столько же. 

Можно заверять каждую страницу, а можно их пронумеровать, прошить и на обратной стороне последнего листа проставить все реквизиты. При этом несколько разных документов сшивать нельзя — каждый отдельный документ должен быть заверен отдельно.

• Заверять любую копию документа может руководитель, в том числе сам индивидуальный предприниматель. 

Может заверить копию человек, которому начальник организации передает это право. Юрлица могут передать это право даже людям, которые не работают в их компании. Передача может основываться на специально оформленной доверенности или должностной инструкции.

Как заверить копию трудовой книжки

Копия трудовой книжки может потребоваться, например, для оформления кредитов или визы. Работник всегда может запросить копию своей бумажной трудовой книжки через письменное заявление без указания причины. Работодателю грозят штрафы, если он не предоставит такую заверенную копию за три дня после получения заявления. 

Причем штрафы для юрлица больше, чем для ИП — до 50 тыс. рублей за первое нарушение и до 70 тыс. за повторное.  

Чтобы такой документ заверить, нужно учитывать, что трудовая книжка обычно имеет несколько листов. 

Поэтому существуют два основных метода ее заверения.

1. Каждый лист трудовой нужно заверить с указанием того, где находится оригинал. Очень важно, чтобы печать не была поставлена на подписи заверяющего. 
2. Если листов в книжке очень много, более целесообразно сшить листы ниткой, проставить надпись «Копия» на первом листе и на обороте последнего, а также пронумеровать каждый лист. 

Далее требуется опломбировать книжку (поместить на нитку бумажную наклейку) и написать, сколько прошито листов.  Вот образец такой фразы: «Верно. Всего прошито, пронумеровано и скреплено печатью __ листов». 

Под этой надписью копия заверяется, как обычно: через должность, подпись, ее расшифровку, дату и печать. Печать должна частично быть поставлена на пломбу. 

Если владелец книжки все еще работает на компанию, которая предоставляет копию, то на последнем листе также указывают дату и пишут об этом. Образец фразы: «Работает по настоящее время».

Если трудовая книжка в электронном виде, работодатель может выдать СТД-Р справку, которая содержит ту же информацию, что и ее бумажный аналог. Она может быть как бумажной, так и электронной.

Как заверить выписку из документа

Иногда целый документ заверять нецелесообразно. Он может, например: 

• быть многостраничным;
• содержать информацию о нескольких вопросах, часть из которых не важна для копии;
• содержать информацию, которую не стоит разглашать.

В таких случаях делается копия выписки из документа. Для этого используются бланки компании, в которых указывается, что данный документ — выписка. В заголовке пишут, из какого оригинала производится выписка, а далее вставляют номер приказа о создании выписки и дату.

Заверяются выписки теми же реквизитами, что и обычные документы. 

Текст у них должен полностью соответствовать тексту оригинала, а в начале и конце выписки должны быть многоточия.

Как заверить дубликат документа

Дубликат — это не совсем копия. Это еще один экземпляр оригинала, с просьбой о выдаче которого пишут заявление. В ответ выдается документ со штампом «ДУБЛИКАТ». Его зачастую выдают в качестве замены потерянного или иным образом утраченного документа. 

Выдачу дубликата обязательно отмечают в документообороте. 

Чтобы оформить дубликат используют те же бланки, что использовались в оригинале. Однако если бланки, положенные для такого документа, поменялись, используются бланки нового образца. Подписывает его тоже человек той же должности, что подписывал оригинал.

Для того чтобы убедиться, что документ является дубликатом, на нем проставляется отметка «ДУБЛИКАТ», которую обычно ставят в верхнем правом углу.

Как заверить электронный документ

Электронные документы тоже можно заверять, но для этого требуется электронная подпись (ЭП). ЭП получают в «Госключе», и это делается бесплатно. 

Также можно получить ЭП платно.

Такой документ не получит отметки «Верно», но он должен содержать ФИО владельца ЭП, номер сертификата ключа ЭП и срок его действия. Также в документе должно быть указано, что он подписан электронной подписью. Заверять документы ЭП могут как физические, так и юридические лица. 

Как заверить документ у нотариуса

Нотариально заверенные копии часто требуются физическим лицам для разнообразных целей, например, при поступлении в университет или для получения пособий. А юрлица и ИП заверяют копии через нотариуса для получения различных лицензий и банковских счетов. 

Нужно отметить, что нотариальное заверение не касается содержания заверяемых материалов. Нотариус, заверивший документы, не может гарантировать их верности. Но он гарантирует то, что копия действительно соответствует оригиналу. 

Для того чтобы заверить документ и копию, нотариус требует предъявления оригинала. Он должен быть оформлен по всем правилам и содержать законную информацию. 

Если документ многостраничный, его копию необходимо прошить, а страницы пронумеровать. 

Также нотариус может заверить выписку и даже копию копии, но в таком случае первая копия должна быть нотариально заверена или выдана юрлицом, который владеет подлинником. 

Нотариус не может заверить документ в некоторых ситуациях. Если:

• в документе есть неоговоренные исправления, помарки, дописки и тому подобные недостатки;
• документ имеет нечитаемые фрагменты, особенно у реквизитов и печатей;
• документ не целостен;
• документ заламинирован, или его поверхность скрыта иным способом, что мешает определить подделку;
• для заполнения документа использовался карандаш;
• документ содержит тайну, особенно государственную.

В большинстве остальных случаев нотариус может заверить копию.

Заключение

Чтобы заверять копии правильно, нужно помнить о следующем.

1. Заверенная копия — аналог оригинала при условии, что она заверена верно.
2. Заверенная копия может потребоваться как внутри организации, так и вне ее. Нотариально заверенные копии нужны как физлицам, так и юрлицам. 
3. Чтобы правильно заверить копию, нужно на ней оставить особые реквизиты, которые в большинстве случаев одинаковы вне зависимости от типа документа.
4. Юрлица и ИП могут самостоятельно заверять документы, если им принадлежит их оригинал.
5. Дубликат должен полностью соответствовать оригиналу, но если нормативы оформления таких документов изменились, то для дубликата следует использовать новые бланки.
6. Электронные документы заверяются ЭП. 
7. Нотариус может заверять копии документов, таким образом подтверждая, что копия действительно содержит ту же информацию, что и оригинал.

Надеемся, что материал поможет разобраться в том, как работать с копиями документов и заверять их.

Фото на обложке: Freepik