Как правильно рассчитать сроки реализации проекта?

Почему проекты занимают больше времени, чем планировалось? Как рассчитывать сроки точнее?

Веб-разработчик Дейв Стюарт разобрал ошибки при оценке сроков реализации на примере своего проекта и составил схему, которая поможет улучшить расчеты. Приводим сокращенный и адаптированный перевод статьи из его блога.

Предыстория

В прошлом году я взялся за, как казалось, короткий и простой проект, который в течение года превратился в нескончаемый кошмар. Из-за множества факторов было сложно оценить, сколько времени он потребует.

Когда последняя фаза была наконец завершена, я решил разобраться, почему я так неверно воспринимал объем фактической работы, и в процессе переосмыслить все, что я знаю о предположениях и оценках.

Почему так сложно рассчитать сроки проекта?

Оценивать сроки сложно, поскольку невозможно предсказать будущее. Вот несколько стратегий, которые мне знакомы или которые я когда-либо пробовал.

• Добавить 30% времени на управление проектом. Недостаток этого подхода в том, что на управление проектом вряд ли понадобится столько времени. К тому же он не учитывает реальные причины проблем с планированием и не помогает их устранить.
• Удвоить или утроить оценку. Это одна из моих стратегий, и, судя по нескольким проектам, для которых я оценивал сроки, она дает почти точный результат. Но она тоже не объясняет, почему первоначальные подсчеты были неверны.
• Увеличить оценку в четыре раза. Первоначальная оценка — это непосредственно работа, первое удвоение — детали и изменения, а второе — проблемы и ошибки.

В приведенных выше пунктах речь идет не о нарушении сроков проекта, так как это подразумевает, что оценка была верной, а вот исполнение — нет. Реальная проблема заключается в невозможности предсказать, что нужно будет сделать и сколько времени потребуется на это.

Ошибки при расчете сроков проекта

Чтобы выявить слепые пятна в своем подходе, я проанализировал работу за предыдущие месяцы. Целью было:

• просмотреть выполненную работу и сопоставить ее с первоначальными оценками;
• определить ошибки в таких областях, как планирование, навыки, коммуникация и так далее;
• разобраться в несоответствии между планом и возможным результатом с психологической и технической точек зрения;
• обдумать прошлые проекты и сравнить допущенные ошибки;
• выявить общие закономерности, которые можно применить к будущим ситуациям.

Первый важный вывод: сам процесс анализа прошлых ошибок оказался очень ценным. Во время выполнения проекта я понимал, что будет много «дополнительной работы», но изложив процесс на бумаге, заметил множество «невидимых» задач и проблем, которые есть в каждом проекте по веб-разработке.

Наблюдались две общие тенденции:

• большая часть работы была «работой, проделанной для выполнения работы», а не «реальной» работой;
• большая часть работы была недооценена или даже не учтена, поскольку это была не «реальная» работа.

Выводы оказались в равной степени шокирующими и поучительными. Не верилось, что я не замечал этого до сих пор. Возможно, я считал эту незапланированную работу тем, что просто нужно сделать? А может, я думал, что раз уж я так внимателен к деталям, то мне не избежать переработок?

Скорее всего, это была смесь неуместной профессиональной гордости и уровня когнитивного диссонанса относительно того, как быстро, по моему мнению, должна быть выполнена профессиональная работа, а не того, сколько времени она на самом деле занимает. Фактически я игнорировал дополнительное время, потому что оно казалось лишним.

Это можно сравнить с темной материей: она невидима (как и большая часть работы над проектом), но по ее гравитационному влиянию ученые знают, что она составляет большую часть массы Вселенной. Вывод заключается в том, что эти усилия не были рассмотрены, оценены и оплачены.

Как проходит работа над проектом?

Стало ясно, что подход, учитывающий только удачное стечение обстоятельств, был не только затратным в финансовом плане, но и, вероятно, объяснял, почему я в течение многих лет сталкивался с различными проблемами, связанными с превышением запланированных расходов и переработками — либо за свой счет, либо иногда за счет клиента.

И хотя выводы сами по себе казались очень ценными, их нужно было конкретизировать и объединить. Цели были такими:

• вписать их в какую-то «систему»;
• использовать их как строительные блоки, чтобы разбивать будущие проекты, возможно, даже добавляя сроки;
• выделить общую структуру и характер проектов, а также их оценку.

Я начал с того, что разделил задачи на те, что выполняются «до, между и вокруг» работы. В конечном итоге я остановился на такой схеме.

Хотя эти аналогии примерно соответствуют реальным фазам проекта, переосмысление работы в такой абстрактной манере помогло понять, как процесс проходит в реальности, а не в идеализированном представлении.

Визуализация работы над проектом

Следующая схема — первая попытка рассмотреть «работу» в сравнении с общим объемом всего жизненного цикла проекта.

Инфографика: Дейв Стюарт 

Для небольшого или среднего проекта квадраты могут представлять дни, линии — недели, маленькие серые квадраты — еженедельные встречи, а маленькие зеленые квадраты — вечера и выходные. Это не научная, а скорее примерная визуализация.

Также стоит учитывать, что мы редко работаем все восемь часов в день. Как это влияет на общую оценку?

Обратите внимание на:

• относительно небольшую долю «собственно работы» в общем объеме усилий;
• объем и долю работы «между» работой;
• количество работы «за пределами» проекта.

Анализ схемы работы над проектом

Эту примерную диаграмму можно разбить по областям и рассмотреть с математической точки зрения. Оценив временные затраты на административную, «промежуточную» и запланированную работу в процентном соотношении, можно сделать следующие выводы.

• «Запланированная работа» может составлять всего пятую часть (20%) от общего объема усилий по проекту.
• «Между» работой происходит много другой работы — это невидимые задачи, которых не избежать.
• Объем «дополнительной работы» (22%) может быть таким же, как объем запланированной работы, или даже превышать его.
• Объем «дополнительной работы» увеличивается пропорционально сложности работы (сравните желтый с бирюзовым и голубым квадратами).
• Изменения (22%) следует учитывать, хотя всегда найдутся неучтенные моменты (минимум 12%).
• Кажется, что эти изменения небольшие, но они сильно влияют на время и стоимость в общем.

Вывод

Главный вывод заключается в том, что даже при детальной оценке «работы» можно упустить большое количество «невидимых» задач. Вот несколько стратегий и мыслей, которые могут быть полезны.

• Анализируйте прошлые проекты, чтобы оценить реальное положение дел.
• Попробуйте отслеживать и записывать, сколько времени фактически заняла работа — так в дальнейшем будет проще планировать сроки.
• Изучите свои предубеждения и слабые места в оценке сроков и постарайтесь их устранить.
• Помните, что большинство из описанных «невидимых» задач встречаются в каждом проекте.
• Остерегайтесь проектов с фиксированной ценой.

Фото на обложке: AleksandarNakic / Getty Images