Как перейти на удаленную работу и гибкий график — пошаговое руководство

Работа в офисе постепенно теряет свою актуальность по сравнению с удалённым форматом и гибким графиком. В статье узнаете, как грамотно подготовиться к переговорам и какие аргументы использовать, чтобы убедить руководство перевести вас на удаленный формат работы.

Что значит гибкий график работы

Это система организации трудового времени, при которой сотрудник может самостоятельно устанавливать свои часы в пределах определённого временного окна. Такой подход предполагает, что работник не обязан соблюдать жёсткие рамки стандартного дня, что даёт ему больше свободы в планировании личного времени.

В особенности гибкого графика входит:

• Выбор времени начала и окончания дня. 

Сотрудник может выбирать время, когда начать и закончить рабочий день, когда отпроситься, соблюдая лишь общее количество часов в неделю или месяц. Например, можно начать день в 8 утра, а можно в 11 утра, при этом часы могут оставаться неизменными.

• Частичная или полная удалёнка. 

Гибкий график часто сопровождается возможностью делать задачи из дома, не приходя в офис. Это помогает работнику устанавливать свое расписание.

• Часть гибридной модели. 

Иногда гибкий график совмещается с гибридной моделью, где сотрудники как в офисе, так и удалённо, в зависимости от задач. Это даёт возможность наладить продуктивность как при работе в коллективе, так и в уединении.

• Учет личных предпочтений. 

Гибкий график учитывает биоритмы. Возможность выполнять задачи в комфортные для себя часы повышает их мотивацию и общую удовлетворённость.

Чтобы убедить начальника было проще, станьте Илоном Маском на словах — тут рассказываем, как говорить, чтобы с вашим мнением считались

Гибкий график:

1. Повышает продуктивность. Когда человек работает в удобное для себя время, он чувствует себя менее уставшим и более сосредоточенным.
2. Создает баланс между работой и личной жизнью. Это дает возможность лучше организовать время и не отпрашиваться у руководителя на обед. Сотрудник регулирует свой рабочий день так, чтобы заниматься личными делами, решать бытовые вопросы и при этом не тратить время на долгие поездки в офис.
3. Снижает стресс внутри коллектива. Возможность выполнять задания в спокойной обстановке или в удобное время улучшает психоэмоциональное состояние.

Среди минусов гибкого графика:

1. Могут возникнуть сложности с коммуникацией. Когда сотрудники работают в разное время, может возникнуть рассинхрон в общении. Важно, чтобы должные процессы были хорошо организованы, а коммуникация была эффективной.
2. Могут появиться проблемы с командной работой. Например, на совещаниях может не быть всех участников, если их часы не совпадают.

В разных странах гибкий график реализуется по-разному. В некоторых странах гибкие условия — это законодательная норма, обеспечивающая баланс между личной жизнью и профессиональной деятельностью. В других странах гибкость графика является скорее привилегией или результатом внутренней корпоративной политики.

Подготовка к переговорам

Чтобы оформить переход на удаленку, работодателю надо разработать соответствующий приказ или документ, который официально закрепит новые условия труда и подтвердит согласие обеих сторон.

Гибкий график можно встретить в различных сферах деятельности. В некоторых областях, например, в IT, маркетинге, дизайне, удалёнка существует продолжительное время.

Еще можно предложить начальнику создать онлайн‑пространство для работы — так и переходить на удаленку будет проще

В других, например, в здравоохранении или розничной торговле, такие условия трудовой деятельности встречаются реже, так как в этих сферах есть более строгие требования по взаимодействию с клиентами или коллегами.

Как сотрудник может сообщить начальнику о желании работать удаленно и что для этого нужно:

• Оценить результативность. 

Руководитель должен быть уверен в результативности подчиненного. Начальник в первую очередь будет интересоваться тем, насколько удалёнка повлияет на продуктивность. Сотруднику нужно собрать данные о своих достижениях, выполненных задачах и проектных результатах.

• Понять потребности бизнеса. 

Руководителю стоит озадачиться вопросом, какие выгоды для компании может принести переход на удалёнку. Например, сокращение затрат на аренду офиса, снижение командировочных расходов, или повышение мотивации сотрудников. Для сотрудника это тоже нужный чек-лист, поскольку он может прийти с этими аргументами к начальнику.

• Изучить мнение коллег и отраслевые тренды. 

Исследования показывают, что гибкие условия и возможность удалёнки увеличивают удовлетворённость сотрудников и их удержание в компании. Если отдел уже использует гибридные или удалённые форматы, сотруднику привести в пример коллег, которые добиваются высоких результатов. Это поможет уменьшить сопротивление со стороны руководства.

Как убедить начальника: аргументы для переговоров

Когда персонал решает перейти на удалённую работу или предложить гибкий график, важно не только озвучить свои пожелания, но и подкрепить их убедительными аргументами.

Переговоры с руководителем требуют подготовки, уверенности и умения продемонстрировать, что такие изменения будут выгодны не только вам, но и компании в целом. 

Рассмотрим, какие аргументы помогут убедить руководителя, как грамотно обосновать свою позицию и избежать возможных возражений:

• Согласно многочисленным исследованиям, сотрудники работают продуктивнее, когда у них есть возможность самостоятельно выбирать место и время. Сотрудник может привести примеры успешных компаний, которые внедрили гибкие условия и увеличили производительность. Важно объяснить, что сможете сконцентрироваться на задачах, не тратя время на дорогу.
• Гибкий график позволяет работать в удобное время. Если легче работать ночью, а не по традиционному графику, это принесёт пользу не только вам, но и организации, так как будете сосредоточены на задачах.
• Важно подчеркнуть, что гибкий график или удалёнка улучшает общее состояние. Когда у специалиста есть возможность регулировать своё время, уровень стресса снижается, что напрямую влияет на качество работы. А возможность быть ближе к семье и заниматься личными делами в перерывах помогает избежать выгорания.
• В большинстве случаев путь на работу и обратно занимает несколько часов в день. Также стоит отметить, что отсутствие дорожных пробок и опозданий позволяет быть более дисциплинированным и вовремя завершать задачи.
• Рынок труда всё больше ориентируется на гибкие условия работы, и крупные компании всё чаще переходят на такие форматы. Представьте переход на гибкий график как шаг к адаптации компании к современным тенденциям.
• Сильным аргументом может стать тот факт, что вам доверяют и дают автономию в работе. Вы готовы предложить механизмы, которые помогут отслеживать выполнение задач и проектов без необходимости находиться в офисе. Например, использование онлайн-сервисов для мониторинга прогресса, регулярные отчёты или встречи по видеосвязи.

Когда лучше начать переговоры

Один из лучших моментов для начала переговоров — когда завершен важный проект или продемонстрированы отличные результаты. В этом случае есть возможность показать свою ценность для компании и подчеркнуть, что достижения говорят о высоком уровне профессионализма и ответственности. 

Подготовьте конкретные данные, которые подтверждают продуктивность и успешные показатели.

Если показываете отличные результаты, начальник с большей вероятностью пойдёт навстречу. Ведь он уже знает, что сотруднику можно доверять, и понимает, что любые изменения не снизят эффективность.

Успех обычно служит доказательством того, что человек способен продуктивно выполнять задачи дистанционно или по гибкому графику.

Во время кризиса или изменений в компании

Например, переход на удалёнку, во время пандемии стал для многих компаний необходимостью, а для сотрудников — возможностью доказать свою способность работать удалённо без потери качества.

Если компания переживает такой переход, это идеальное время, чтобы предложить такой режим и модель.

Вы можете предложить гибкий график или частичную удалёнку, как эффективное решение, которое будет отвечать интересам бизнеса. В этом случае такое предложение будет воспринято как часть стратегии адаптации, а не как простое личное пожелание.

Когда компания заинтересована в удержании талантливых сотрудников. Если компания испытывает трудности с удержанием сотрудников, особенно высококвалифицированных специалистов, это также подходящий момент для переговоров. 

Многие компании сейчас стремятся предложить своим сотрудникам более гибкие условия, чтобы оставаться конкурентоспособными на рынке труда и снизить текучесть кадров.

В этом контексте предложение о гибком графике или удалёнке может быть воспринято как стратегический шаг, способствующий повышению лояльности сотрудников.

Если компания хочет удержать талантливых специалистов, просьба сотрудниа о гибком графике будет звучать более убедительно. Можно аргументировать, что такие условия помогут сохранить баланс между работой и личной жизнью, что, в свою очередь, повысит мотивацию и продуктивность.

В таком случае переговоры будут направлены не только на удовлетворение личных потребностей, но и на стратегическое укрепление позиций компании.

Как вести переговоры

Просто озвучив просьбу, есть риск оставить начальнику лишь один вариант — либо согласиться, либо отказать. Но, предлагая несколько альтернативных вариантов, таким образом дадите руководителю возможность выбрать наиболее подходящий для компании формат.

Например, можете предложить частичный удалённый график, когда несколько дней в неделю вы работаете из дома, или полностью перейти на удалёнку, если ваша задача это позволяет.

Другим вариантом может быть гибкое начало и окончание дня, когда вы сами решаете, когда начать и закончить работу в рамках установленного времени.

Чем более конкретные и продуманные варианты вы предложите, тем легче будет начальнику принять ваше предложение, так как он увидит, что вы проработали все детали и готовы к сотрудничеству.

Чтобы убедить начальника в том, что переход на удалёнку или гибкий график не повлияет на общую продуктивность команды, важно предложить механизмы контроля.

Например, предложите регулярно отчитываться, проводить видеоконференции или еженедельные встречи офлайн с руководителем. Регулярная обратная связь даёт начальнику уверенность в том, что задачи выполняются вовремя, а команда остаётся на связи.

Также можно предложить использовать специализированные инструменты для мониторинга (например, системы управления проектами), чтобы все задачи были прозрачными и видимыми для работников и руководителя.

Будьте готовы к компромиссу

Не всегда запрос на о переводе на удалёнкубудет принят в том виде, в котором он сформулирован. Возможно, руководство предложит компромиссный вариант — гибридную модель, при которой будете работать в офисе несколько дней в неделю, а остальное время — удалённо по договору. 

Это нормальная практика, когда компания пытается найти баланс между удобством для сотрудника и требованиями бизнеса.

Гибридный формат может быть выгоден обеим сторонам: 

• работнику он даёт возможность работать в удобном формате, 
• а компании — сохранять контроль и возможность личного взаимодействия в офисе. 

Важно понимать, что компромисс — это часть переговорного процесса, и ваша гибкость и готовность пойти на уступки покажут начальнику, что готовы работать на благо компании, а не только ради собственного комфорта.

Вывод

Переход на удалёнку или гибкий график — не только вопрос личных предпочтений, но и стратегический шаг, который может быть выгоден как сотруднику, так и компании. Важно правильно подготовиться к переговорам, понимать потребности бизнеса и обосновать свою просьбу весомыми аргументами.

Основные детали, которые стоит учесть:

1. Гибкий график — это свобода в управлении временем. Он позволяет сотруднику самостоятельно выбирать время начала и окончания дня, что повышает продуктивность и улучшает баланс между работой и личной жизнью.
2. Удаленная работа позволяет сосредоточиться на задачах без отвлекающих факторов, экономит время на дорогу и помогает избежать стресса, связанного с офисной суетой.

Подготовьте конкретные аргументы:

3. Повысить продуктивность, сократить стресс, улучшить качество.
4. Оптимизировать время и сэкономить на аренде офисных помещений.
5. Доверие и автономия, которые могут привести к большей лояльности и мотивации.

Когда начинать переговоры? 

Лучшее время для этого — когда сотрудник продемонстрировал успешные результаты, завершил важный проект или когда компания переживает изменения, требующие адаптации.

Как вести переговоры? 

Предложите несколько вариантов решения, будьте готовы к компромиссам, например, к гибридному формату, при котором часть времени вы работаете удалённо, а часть — в офисе. Регулярная обратная связь и отчётность помогут убедить начальника в том, что ваша продуктивность не снизится.

Фото на обложке: Freepik