Что такое тендер и как его выиграть?

Что такое слово «тендер»? Это термин, который используется в сфере закупок. В российском законодательстве термин «тендер» напрямую не используется, однако его синонимом можно считать понятие «торги».

Это конкурентный отбор поставщиков или исполнителей, в ходе которого заказчик стремится найти наиболее выгодное предложение для приобретения товаров, услуг или выполнения работ. Механизм позволяет обеспечить прозрачность и равные условия для всех участников.

В статье узнаете, как работает тендер, что это простыми словами, кто может стать их участником и как в них победить.

Кто может участвовать в тендерах?

В России участие в тендерах регулируется законодательством, которое устанавливает порядок проведения закупок, права и обязанности участников, а также требования к самим процедурам.

В процессе тендера участвуют 3 ключевые стороны:

• Заказчик — это организация или государственное учреждение, которое инициирует закупку.
• Оператор торгов предоставляет платформу, в которой можно произвести закупки.
• Участники — это организации или предприниматели, которые подали соответствующие заявки, чтобы принять участие в торгах.

Участвовать в тендерах могут различные категории субъектов хозяйственной деятельности.

Основные участники:

• Юридические лица — это могут быть общества с ограниченной ответственностью (ООО), акционерные общества (АО) и другие формы организаций.
• Индивидуальные предприниматели (ИП) — часто участвуют в тендерах на оказание услуг или поставку товаров.
• Физлица — допускаются к участию в отдельных случаях, если это прямо предусмотрено условиями тендера (например, для выполнения разовых услуг).

Кто проводит тендеры?

Это делают как государственные, так и частные компании, а сами процедуры проводятся на специализированных электронных торговых площадках (ЭТП). 

Эти площадки подразделяются на несколько категорий:

• Государственные заказчики. 

Основными организаторами таких тендеров выступают федеральные и региональные органы власти, муниципалитеты, а также государственные учреждения и корпорации. Чтобы проводить закупки они используют утвержденные федеральные ЭТП.

• Частные компании. 

Коммерческие организации также активно проводят тендеры для поиска поставщиков и подрядчиков. Такие закупки не регулируются строго, как государственные, но все же требуют прозрачности и конкурентного подхода. 

Частные компании чаще всего используют коммерческие ЭТП, которые предоставляют удобные инструменты для организации тендеров.

• Корпоративные заказчики. 

Крупные корпорации нередко создают собственные тендерные системы для внутренних нужд. Такие платформы позволяют оптимизировать закупочные процессы и упростить взаимодействие с поставщиками.

Какие бывают виды тендеров?

Тендеры можно разделить на различные категории в зависимости от определенных характеристик. Основные критерии классификации включают доступность для участников, способ проведения и форму организации. 

Рассмотрим эти виды подробнее.

По доступности для участников

В зависимости от того, кто может быть допущен к торгам:

• Открытые тендеры доступны для всех заинтересованных сторон.
• Закрытые тендеры предполагают участие только ограниченного круга лиц, приглашенных самим заказчиком. Например, компании, которые уже имеют опыт сотрудничества с заказчиком или обладают особыми компетенциями, которые нужны, чтобы выполнить проект.

По способу проведения

Тендеры делятся на электронные и традиционные (офлайн) в зависимости от метода их организации:

• Электронные тендеры проводятся через интернет на электронных торговых площадках (ЭТП). Они позволяют значительно сократить сроки подачи заявок и минимизировать влияние человеческого фактора.
• Офлайн-тендеры организованы следующим образом — документы подаются в бумажном формате, а участники предоставляют свои предложения заказчику лично или через почту.

По форме

Существует три основные формы проведения тендеров:

1. Конкурс. Победитель определяется на основе совокупности критериев, которые указаны в документации заказчика. Побеждает участник с наивысшим общим баллом.
2. Аукцион. Здесь основным критерием является цена. Побеждает тот, кто предложил минимальную цену при выполнении всех условий заказчика.
3. Запрос котировок. Этот формат также ориентирован на цену, но отличается от аукциона тем, что участники сразу подают свои ценовые предложения вместе с заявкой. Побеждает тот, чья стоимость оказалась самой низкой.

Зачем участвовать в тендерах и как их находить?

Это позволяет бизнесу обеспечить себя стабильным потоком заказов с четко прописанными условиями. Все аспекты сотрудничества фиксируются в договоре.

Для малого и среднего бизнеса тендеры особенно выгодны. Согласно законодательству, не менее 25% всех госзакупок должны быть отданы этим категориям компаний. 

Это создает хорошие условия для выхода на рынок новых игроков, которым зачастую сложно конкурировать из-за отсутствия опыта или известности. 

Таким образом, можно понять, что такое участие в тендерах будет выгодно компаниям, и в перспективе они смогут выйти на конкурентоспособный уровень.

Как искать тендеры

Государственные закупки, которые регулируются законами №44-ФЗ и №223-ФЗ, размещаются на официальном сайте Госзакупок. 

Это основной ресурс, где можно найти информацию о всех актуальных и завершенных закупках, а также перейти к электронным торговым площадкам (ЭТП), где проходит процесс подачи заявок и определения победителя.

Для поиска коммерческих тендеров удобнее использовать сами ЭТП или специализированные онлайн-агрегаторы. Последние собирают данные с различных площадок, что позволяет быстро находить подходящие предложения. Однако такие сервисы зачастую платные.

Какие требования предъявляются к участникам тендера?

Участники обязаны соответствовать определенным критериям, которые устанавливает заказчик. Эти условия зависят от характера закупки, ее масштаба и специфики.

Основная цель таких требований — убедиться, что участник способен выполнить поставленные задачи качественно и в срок.

Основные требования:

1. Физические лица без регистрации бизнеса не допускаются к участию.
2. Участники обязаны подтвердить отсутствие задолженностей перед налоговыми органами и другими государственными структурами. Также важно, чтобы компания или ИП не находились в процессе ликвидации или банкротства.
3. Заказчики часто требуют подтверждения опыта выполнения аналогичных проектов. Это может быть список завершенных контрактов, рекомендации от клиентов или документы, подтверждающие квалификацию специалистов компании.
4. Для участия в крупных тендерах может потребоваться предоставить данные о финансовом состоянии компании.
5. Если деятельность, связанная с тендером, требует специальных разрешений (например, строительство, перевозка грузов или медицинские услуги), участник должен предоставить нужные документы.
6. Компания или ИП не должны быть включены в реестр недобросовестных поставщиков.
7. В некоторых случаях требуется внести обеспечение заявки — это может быть денежный залог или банковская гарантия.

Как оформить заявку на тендер

Важно не только правильно составить заявку, но и приложить все документы, соответствующие требованиям заказчика.

Что включить в заявку для участия в государственных тендерах

Надо собрать комплект документов, который подтверждает соответствие участника требованиям тендера. Основные элементы заявки включают:

1. Согласие на выполнение условий закупки. Участник должен подтвердить свою готовность выполнить все требования заказчика, указанные в тендерной документации.
2. Описание товаров или услуг. В заявке нужно указать основные характеристики продукции: технические, функциональные, экологические или иные параметры.
3. Сведения об участнике. Для юридических лиц — полное наименование компании, юридический и почтовый адреса, ИНН. Для физических лиц — ФИО, паспортные данные, адрес проживания и ИНН.
4. Учредительные документы. Юридическим лицам необходимо приложить копии устава или аналогичных документов, а индивидуальным предпринимателям — свидетельство о регистрации ИП.
5. Документы, подтверждающие квалификацию. Если деятельность требует специальных разрешений (лицензий, сертификатов), их копии также должны быть включены в заявку.
6. Выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП. Этот документ подтверждает актуальность регистрационных данных участника на момент подачи заявки.

Пошаговый алгоритм

Участие в тендерах — процесс, состоящий из нескольких важных этапов, которые надо пройти, чтобы успешно заключить контракт.

Чтобы начать участвовать в госзакупках, нужно:

• Оформить квалифицированную электронную подпись (КЭП).
• Зарегистрироваться в Единой информационной системе (ЕИС) — обязательный этап для участия.
• Создать аккаунт на выбранной электронной торговой площадке.
• Внести денежный залог, который временно замораживается на счете до завершения процедуры закупки. Его размер варьируется от 0,5% до 5% от начальной цены контракта. После выполнения всех обязательств сумма возвращается участнику.
• Открыть специальный банковский счет. На него будут зачисляться средства для обеспечения заявки, а также производиться расчеты по контракту. Список таких банков доступен на официальных ресурсах государственных органов.
• Подписать контракт с заказчиком. После того как участник выиграл тендер, заказчик направляет ему проект контракта.

Как победить в торгах?

Выиграть тендер — это значит получить право выполнить заказ. Чтобы победить, нужно следовать приведенным ниже советам:

1. Оцените свои силы. Убедитесь, что сможете выполнить условия тендера (объем, сроки, выгода для заказчика), а также изучите организатора: его предпочтения и платежную дисциплину.
2. Изучите все условия, чтобы знать, как выиграть тендер.
3. Не откладывайте подачу документов. Загружайте документы заранее, чтобы избежать технических проблем и успеть проверить корректность подачи.
4. Заранее определите тактику поведения на аукционе, предел снижения цены и возможные риски.
5. Анализируйте каждый проигрыш, изучайте конкурентов и их подходы для улучшения своих процессов.

Частые ошибки и итоги участия в тендерах

Это сложный, но перспективный процесс, который открывает возможности для роста бизнеса. Однако иногда могут появиться ошибки.

Среди ошибок могут быть:

1. Несоблюдение сроков подачи заявки. Чтобы этого избежать, важно заранее подготовить все документы и подать их за несколько дней до крайнего срока.
2. Невнимательное изучение требований закупки. Часто участники не уделяют должного внимания документации тендера, что приводит к несоответствию подаваемых документов установленным требованиям.
3. Участие в большом количестве тендеров. Некоторые компании пытаются охватить как можно больше закупок одновременно, что может привести к перегрузке ресурсов.
4. Технические сбои и ошибки. Технические неполадки могут стать серьезным препятствием при подаче заявки: сбой системы, отсутствие доступа к интернету или некорректная загрузка документов.
5. Занижение стоимости работ. Иногда участники намеренно предлагают минимальную цену, чтобы выиграть тендер, но это может привести к работе в убыток.

После подробного изучения темы можно ответить на вопрос «Что такое тендер простыми словами?» В первую очередь — это конкурс на выполнение работ или поставку товаров.

Как выиграть тендер на госзакупках?

Начните с изучения документации, распланируйте свои ресурсы и избегайте распространенных ошибок. Ответственный подход к участию в тендерах поможет не только повысить шансы на победу, но и наладить долгосрочные деловые отношения с заказчиками.

Фото на обложке: Freepik