Содержание
Excel — мощный инструмент для обработки данных, однако его таблицы могут выглядеть скучно, а в числах бывает трудно разобраться. К счастью, есть несколько простых приемов, которые полностью преобразят документ — с ними информация будет выглядеть нагляднее и понятнее.
Скройте линии сетки Excel
Microsoft Excel по умолчанию отображает тонкие границы между клетками — линии сетки. Они помогают разобраться с навигацией на листе, однако из-за этого данные могут выглядеть скученными и менее презентабельными. Чтобы придать документу ясный привлекательный вид, можно скрыть линии сетки.
Скриншот: Make Use Of
Для этого перейдите на вкладку Вид (View), в группе Показ (Show) снимите флажок с ячейки Сетка (Gridlines). Данные сразу будут выглядеть четче, а диаграммы, таблицы и отформатированные клетки ярче выделятся. При необходимости можно добавить границы к определенным клеткам или областям, чтобы подчеркнуть важную информацию.
Создайте большой заголовок
В верхней части таблицы можно создать большой заголовок и выделить его полужирным. Он охватывает несколько ячеек и описывает в нескольких словах назначение таблицы.
Скриншот: Make Use Of
Чтобы создать такой заголовок, перейдите в верхнюю часть таблицы и — если у вас уже заполнена верхняя строка — вставьте пустую строку: кликните правой кнопкой мыши, выберите Вставить (Insert), затем Вставить строки листа (Entire Row). Перейдите в ячейку А1, наберите заголовок. Затем выделите несколько ячеек, в которых он будет размещен. Перейдите на вкладку Главная (Home), выберите Объединить и поместить в центр (Merge & Center).
Увеличьте размер шрифта или выделите заголовок полужирным (CTRL+B), чтобы сделать его заметнее. Выберите цвет, дополняющий информацию.
Форматируйте данные как таблицу
Большие наборы данных в Excel можно отформатировать как таблицы — так они выглядят менее громоздкими и в них легче разобраться. Хотя табличный стиль может показаться ничем не примечательным, это полезный прием, который может поднять на новый уровень презентацию информации в Excel.
Скриншот: Make Use Of
Чтобы отформатировать данные как таблицу, выделите необходимые ячейки, перейдите на вкладку Главная (Home), выберите Форматировать как таблицу (Format as Table). Выберите Стиль таблицы (Table Style): светлый, средний или темный.
Если вас не устраивают параметры по умолчанию, можно создать свой стиль: выберите Создать стиль таблицы (New Table Style) и настройте по своему вкусу цвета, границы и шрифты.
Оставьте пространство между данными и заголовками
Форматирование не обязательно должно быть сложным: можно всего лишь оставить немного пространства между заголовком и данными. Если цифры начинаются сразу под заголовком, информация выглядит скученной, в ней труднее разобраться с первого взгляда.
Скриншот: Make Use Of
Чтобы визуально отделить заголовок, вставьте перед данными пустой ряд и столбец. Это особенно полезно для презентации больших наборов данных — так информация выглядит менее скученной.
Сохраняйте перенос текста внутри ячеек
При работе с данными, содержащими длинные метки или описания, используйте перенос текста, чтобы его было легче читать, а ширина колонки осталась неизменной. По умолчанию текст в Excel перетекает в соседние пустые колонки или обрезается, если там уже содержится информация.
Скриншот: Make Use Of
Чтобы включить перенос текста, выберите ячейку или группу ячеек, перейдите на вкладку Главная (Home) и выберите Обтекание текстом (Wrap Text). Так длинный текст останется в пределах одной ячейки и будет автоматически переноситься, не изменяя ширины столбца.
Используйте контраст
Никогда не помешает применить основные правила графического дизайна в оформлении документа Excel. Благодаря контрасту между цветом текста и фона текст будет легче читать.
Скриншот: Make Use Of
По умолчанию в Excel используется высокая контрастность для текста и фона. Цвет текста можно изменить с помощью кнопки Цвет шрифта (Font Color), а цвет фона — кнопкой Заливка текста (Fill Color). Excel предоставит предварительный просмотр и сообщит, является ли выбранная цветовая комбинация высоко- или низкоконтрастной. Вы также можете поставить галочку, чтобы сделать доступными только высококонтрастные цвета.
Выделяйте формулы форматированием
Ячейки, содержащие формулы, можно визуально выделить, чтобы их легче было различать от ячеек с введенными данными.
Скриншот: Make Use Of
Выберите ячейки с формулами и выберите для них уникальный фон с помощью кнопки Заливка текста (Fill Color) или выделите текст полужирным (CTRL+B).
В Excel можно автоматически найти все ячейки с формулами. Для этого нужно нажать CTRL+G, выбрать в появившемся окне Перейти к специальной (Special) и затем Формулы (Formulas).
Благодаря этому приему можно легко видеть, где происходят вычисления и проверять таблицу на наличие ошибок. Это особенно ценно при совместной работе с документом.
Делайте вертикальные заголовки
Это менее известный прием форматирования для более эффективной и компактной организации данных. Такие заголовки экономят место, с ними таблицу легче читать. Заголовки столбцов можно сделать вертикальными, преобразовав их в вертикальный текст или задав вертикальную ориентацию в новой строке заголовков.
Скриншот: Make Use Of
Выберите ячейки с заголовками, перейдите на вкладку Главная (Home), кликните на иконку Ориентация (Orientation), выберите Вертикальный текст (Vertical Text). Однако вертикальный текст увеличивает расстояние между буквами, из-за чего текст может выйти за предел ячейки. Чтобы этого не произошло, перейдите на вкладку Главная (Home), кликните Форматирование (Format) и выберите Автоподбор высоты строки (AutoFit Row Height).
Как короткие перерывы в течение дня помогают восстановить силы и улучшить фокус внимания
Без звука и без камеры: сотрудники устали от онлайн-совещаний
Вместо вертикального текста в меню Ориентация (Orientation) можно найти функцию Форматирование ячеек — выравнивание, в поле Градусов (Angle) выбрать нужный угол поворота. Положительные числа поворачивают текст вверх, отрицательные — вниз.
Этот прием особенно хорошо работает с таблицами с узкими колонками, а также когда необходимо уместить все данные на странице, не прибегая к переносу текста.
Используйте формат по образцу
Функция Формат по образцу (Format Painter) очень удобна, когда нужно использовать тот же самый размер, цвет и стиль шрифта в разных ячейках.
Это своего рода функция «копировать-вставить», но в отношении форматирования. Перейдите на вкладку Главная (Home), в Буфере обмена (Clipboard) кликните Формат по образцу (Format Painter), затем выберите ячейку, группу ячеек, строку или столбец, к которым хотите применить форматирование.
Вместо этого можно использовать сочетания клавиш ALT+CTRL+C и ALT+CTRL+V, чтобы скопировать и вставить форматирование.
Форматирование делает скучную шаблонную таблицу профессиональной, яркой и понятной. И хотя внешний вид важен, самое главное — ясность коммуникации.